委托外部研发合同是否需要备案，主要取决于合同的具体情况以及企业的需求，尤其是是否涉及税收优惠等特定事项。以下从不同角度为您详细分析：
一、涉及税收优惠的情况
备案的必要性：
- 根据《国家税务总局关于发布修订后的<企业所得税优惠政策事项办理办法>的公告》的规定，企业委托外部进行研发的合同需经过科技行政主管部门的登记，并作为留存备查资料。这是企业享受税前加计扣除等税收优惠政策的法定要求。
- 仅当合同完成备案后，企业才有资格享受研发费用加计扣除等税收优惠政策。未备案的合同将无法为企业带来相应的税收优惠。
备案的具体操作：
- 境内研发：若委托境内机构或个人进行研发，技术合同应由受托方在当地科技部门进行登记。登记完成后，受托方需提供相关证明文件给委托方，以便后者在享受税收优惠时使用。
- 境外研发：若委托境外机构或个人进行研发，技术合同则应由委托方负责登记。在年度申报享受优惠时，委托方需按照相关规定办理手续，并留存备查相关资料。
备案所需资料：
- 企业在办理备案时，应准备包括自主、委托、合作研究开发项目计划书，企业有权部门关于项目的立项决议文件，研发人员名单，以及经科技行政主管部门登记的委托、合作研究开发项目合同等在内的完整资料。
二、不涉及税收优惠的情况
- 若委托外部研发费用不涉及税收优惠等特定事项，而仅从会计核算角度进行记录，则一般不需要专门向特定部门备案。
- 在这种情况下，企业仅需按照正常的财务核算流程，准确记录相关费用的发生情况，以满足财务报表编制和内部管理的需要。
三、备案的注意事项
- 资料准确齐全：在备案过程中，企业应确保提供的所有资料均真实、准确且完整，以便科技行政主管部门进行审核和登记。
- 合规享受优惠：备案完成后，企业应严格遵守相关税收法规和政策，合规享受税收优惠，避免任何形式的违规行为。
- 关注地区差异：由于不同地区的税收政策和管理要求可能存在差异，企业应及时向当地税务机关或专业税务顾问咨询具体的备案流程和要求，以确保合规处理。
总结与建议：
- 如果您的委托外部研发合同涉及税收优惠等特定事项，那么建议您按照相关规定进行备案，以确保能够合规享受税收优惠政策。
- 如果合同不涉及税收优惠等特定事项，那么您可以根据企业的实际需求和管理需要，自行决定是否进行备案。
- 在备案过程中，如果您遇到任何问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。我将根据您的具体情况，为您提供专业、全面的法律建议。