当乙方不按照合同履约时，发函通告的核心目的是正式告知对方违约事实、要求其纠正违约行为并承担相应责任，同时保留未来可能采取法律措施的证据。以下从函件内容、法律依据、发送方式三个角度为你详细说明：

一、函件内容要点

1. 明确双方信息
   函件开头需写明发函方（甲方）与收函方（乙方）的全称、统一社会信用代码（或身份证号）、地址、联系方式等，确保主体明确。

2. 陈述合同关键条款
   引用合同编号、签订日期，并摘录与履约相关的核心条款（如交付时间、质量标准、付款方式等），例如：“根据《XX合同》第X条约定，乙方应于2023年X月X日前完成XX工作，但截至发函日仍未履行。”

3. 描述违约事实
   用客观、具体的事实说明乙方未履约的表现，避免主观评价。例如：“乙方未按约定时间交付货物，且经甲方多次催告后仍未补救。”

4. 提出明确要求
   根据违约情况，可要求乙方：

   • 立即纠正违约行为（如限期交付货物）；
     
   • 赔偿因违约造成的损失（如逾期违约金、直接经济损失）；
     
   • 承担合同约定的其他责任（如解除合同并支付违约金）。

5. 设定合理期限
   为乙方设定履行或补救的合理期限（如“请于收到本函后5个工作日内完成交付”），并明确逾期不履行的法律后果（如甲方将采取诉讼、仲裁等措施）。

6. 保留证据提示
   结尾可注明：“本函一式两份，甲方留存一份，通过EMS邮寄至乙方地址，签收后视为送达。”

二、法律依据与风险规避

1. 引用法律条款
   在函件中可引用《民法典》第577条（违约责任）、第584条（损失赔偿范围）等，增强函件的权威性。例如：“根据《民法典》第577条，乙方应承担继续履行、采取补救措施或赔偿损失等违约责任。”

2. 避免构成“默认解除”
   若未在合同中约定单方解除权，发函时需谨慎使用“解除合同”表述。若确需解除，应明确依据《民法典》第563条（法定解除情形）或合同约定，并通知对方。

3. 防止函件内容被反诉
   避免使用侮辱性、威胁性语言，仅陈述事实与法律后果。例如，将“乙方恶意违约”改为“乙方未按合同约定履行义务”。

三、发送方式与证据固定

1. 推荐使用EMS邮寄

   • 在邮寄面单“内件品名”栏注明“关于《XX合同》违约的催告函”；
     
   • 保留邮寄凭证、签收记录（可通过EMS官网查询签收状态）；
     
   • 若对方拒收，可拍照记录邮寄过程，并保留未拆封的邮件作为证据。

2. 同步发送电子邮件/短信
   若合同中约定了电子送达方式，可同时通过邮件或短信发送函件扫描件，并要求对方回复确认收到。

3. 公证送达（可选）
   对重要合同或对方可能否认收函的情况，可申请公证处对邮寄过程进行公证，增强证据效力。

示例函件模板（节选）

致：XX公司（乙方）
根据我方与贵方于2023年X月X日签订的《XX合同》（编号：XXX），贵方应于2023年X月X日前完成XX工作。但截至本函发出日，贵方仍未履行，已构成违约。
现要求贵方：1. 于收到本函后3个工作日内完成交付；2. 按合同第X条支付逾期违约金XX元。
若逾期未履行，我方将依法解除合同并追究贵方全部责任。
XX公司（甲方）
2023年X月X日

提示：函件内容需根据具体合同条款和违约情况调整，建议发送前由律师审核。若需进一步协助起草或分析违约责任，可直接向我咨询。