证人无法出庭时，确实可以提交书面说明作为证据，但需满足一定条件并遵循法定程序。以下是对此问题的详细分析：
一、书面说明作为证据的法律依据
根据《中华人民共和国民事诉讼法》第七十六条的规定，证人应当出庭作证，接受审判人员和当事人的询问。然而，在特定情形下，如证人因健康原因、路途遥远、交通不便、自然灾害等不可抗力或其他正当理由不能出庭的，经人民法院许可，可以通过书面证言、视听传输技术或者视听资料等方式作证。
二、书面说明作为证据的条件
符合法定情形：证人确实存在无法出庭的客观原因，如健康问题、地理位置偏远、自然灾害等不可抗力，或其他正当理由。这些理由需经法院审查并许可，确保理由正当且必要。
内容真实可靠：书面说明需如实反映案件事实，不得包含虚假陈述或误导性信息。证人需在说明中明确阐述无法出庭的原因及作证过程，以增强其可信度。
程序合规性：提交书面说明时，需附具法院准许不出庭的证明文件，如法院的许可决定书等。否则，该书面说明可能被认定为无效证据。
三、书面说明的证明力及限制
证明力相对较弱：相较于当庭陈述，书面说明缺乏直接质证环节，其真实性难以通过观察证人神态、语气等行为特征进行验证。因此，法院在采信时会综合考虑其他证据和情况。
需结合其他证据相互印证：书面说明需与案件中的其他证据（如物证、书证、电子数据等）形成逻辑闭环。若存在矛盾点，需通过补充证据或调查核实予以排除，否则可能不被法院采信。
四、提高书面说明效力的建议
强化辅助证据支撑：通过物证、书证、电子数据等客观性证据与书面说明形成逻辑闭环。例如，用监控录像佐证目击者书面陈述的时间地点要素，以增强其可信度。
完善取证程序合规性：确保书面说明由证人亲笔书写并签名捺印，注明身份信息和联系方式。涉及专业问题的说明应附资质证明文件，必要时可申请公证保全，以证明其真实性和合法性。
主动申请法庭调查：向法院说明证人无法出庭的具体原因，请求依职权核实书面说明的真实性。对关键证人可尝试协调远程视频作证，最大限度还原庭审质证功能，以提高书面说明的证明力。
五、特殊情况下的处理
无正当理由拒绝出庭：如果证人没有正当理由拒绝出庭作证，或者虽然提出书面说明但未经法院许可，那么其书面说明的效力将会大大减弱，甚至可能不得作为定案的根据。
鼓励亲自出庭：在可能的情况下，应鼓励证人亲自出庭作证。因为当庭作证能够更直接地展示证人的诚信度和证言的真实性，从而增强证言的说服力和证明力。
总结来说，证人无法出庭时提交的书面说明在一定条件下可以作为证据使用，但需满足法定情形、内容真实可靠、程序合规等条件。同时，由于其证明力相对较弱，法院在采信时会综合考虑其他证据和情况。因此，在实际应用中应谨慎对待书面说明，并尽可能鼓励证人亲自出庭作证以确保案件审理的公正性和准确性。如果您在此方面有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。