针对公司发现员工散布负面信息并在开会时需处理的情况，建议采取以下分步骤、合法合规的应对策略：

1. 立即调查核实，固定证据

   • 核心动作：通过监控录像、聊天记录截图、邮件往来等客观证据，确认员工散布负面信息的具体内容、时间、场合及传播范围。
     
   • 法律依据：根据《民法典》第1024条，名誉权受法律保护，但需以“事实存在”为前提。若员工言论涉及虚构事实或恶意诽谤，公司可主张其侵犯名誉权；若言论属真实批评（如对管理方式的合理质疑），则需区分处理。
     
   • 操作要点：避免仅凭口头陈述或主观判断定性，需以书面、电子证据等客观材料支撑调查结论。

2. 区分言论性质，分类处理

   • 情况一：员工言论构成侵权（如虚构事实、恶意诽谤）

     • 处理方式：
       

          1. **内部纪律处分**：依据公司《员工手册》或劳动合同中“严重违反规章制度”的条款，给予警告、记过直至解除劳动合同的处分（需确保制度已通过民主程序制定并公示）。  
          2. **外部法律追责**：若言论已造成公司商誉或经济损失（如客户流失、股价下跌），可依据《反不正当竞争法》第11条或《刑法》第221条（损害商业信誉罪）追究其民事或刑事责任。  
       

     • 风险提示：解除劳动合同需符合《劳动合同法》第39条“严重失职、营私舞弊”等法定情形，否则可能构成违法解除，需支付赔偿金。
       

   • 情况二：员工言论属合法批评（如对薪酬、管理的合理质疑）

     • 处理方式：
       

          1. **内部沟通疏导**：通过开会或单独谈话，了解员工诉求，解释公司政策，化解矛盾（如调整管理方式、优化薪酬结构）。  
          2. **完善制度反馈**：将员工意见纳入公司改进计划，避免类似问题积累引发更大冲突。  
       

     • 法律依据：根据《劳动法》第77条，员工有权通过合法途径表达意见，公司不得因此打击报复。

3. 开会时的具体应对策略

   • 会前准备：
     
     • 提前通知涉事员工参会，明确会议目的为“沟通解决”，而非“问责处罚”，避免激化矛盾。
       
     • 准备调查证据、公司制度依据及处理方案草案。
       
   • 会中处理：
     
     • 若言论侵权：
       

          1. 展示证据，要求员工解释言论来源及目的。  
          2. 明确告知其行为已违反公司制度及法律，要求书面道歉并承诺停止传播。  
          3. 根据其态度及后果严重性，宣布纪律处分决定。  
       

     • 若言论合法：
       

          1. 感谢员工提出意见，承认公司管理存在的不足。  
          2. 承诺限期改进，并邀请员工参与后续监督。  
       

   • 会后跟进：
     
     • 形成会议纪要，双方签字确认处理结果。
       
     • 对侵权员工，持续观察其行为，若再次违规可升级处理；对合理批评的员工，定期反馈改进进展，增强信任。

4. 预防性措施建议

   • 完善制度：在《员工手册》中明确“禁止散布虚假信息损害公司名誉”的条款，并规定相应处分标准。
     
   • 开展培训：定期组织员工学习《劳动法》《民法典》中关于名誉权、言论自由的规定，引导理性表达。
     
   • 建立反馈渠道：设立匿名意见箱或线上平台，鼓励员工通过正规途径反映问题，减少负面信息外传。

总结：公司处理此类问题需兼顾“合法性”与“合理性”，既需通过证据固定和制度依据维护自身权益，也需通过沟通改进化解矛盾，避免因处理不当引发劳动争议或舆论风险。如有具体案例或证据材料，可进一步向我咨询细节。