在探讨什么情况下需要做个人手续费退还时，我们主要关注的是个人所得税的代扣代缴过程中产生的手续费退还问题。以下是对这一问题的详细解答：
首先，需要明确的是，当您作为扣缴义务人，按照国家规定代扣代缴了个人所得税后，税务机关会按照所扣缴的税款金额，付给您一定比例（通常是百分之二）的手续费。这部分手续费是对您代扣代缴工作的认可和补偿。
需要做个人手续费退还的情况主要包括：
年度清算时：
- 根据相关规定，代扣、代收扣缴义务人和代征人应于每年3月31日前（具体日期可能因地区或政策调整而有所变化，请留意当地税务机关的通知），向税务机关提交上一年度“三代”（代扣代缴、代收代缴、委托代征）税款手续费申请相关资料。
- 如果您在这一期限内提交了申请，并且符合手续费退还的条件，税务机关就会按照规定进行手续费退还。
扣缴义务或代征关系终止时：
- 如果在年度内，您的扣缴义务或代征关系终止了，那么您应在终止后3个月内向税务机关提交手续费申请资料。
- 税务机关会根据您实际扣缴的税款金额，进行手续费清算，并退还给您相应的手续费。
手续费退还的流程：
- 您需要通过自然人电子税务局（扣缴端）或其他指定渠道，进入“退付手续费核对”模块。
- 系统会自动带出您的单户核对清册，您需要勾选并确认。
- 查看并确认结报单，包括申请退付手续费金额、开户银行、银行账号等信息。
- 提交申请后，系统会推送至税务机关及国库进行审核。
- 审核通过后，申请的手续费将退到您指定的银行账户内。
注意事项：
- 如果您因自身原因未及时提交手续费申请资料，将视为自动放弃上一年度或终止后的手续费退还。
- 手续费退还的金额是根据您实际扣缴的税款金额来计算的，因此请确保您的扣缴记录准确无误。
- 手续费退还的用途可以有两种方式：一是用于提升办税能力、奖励办税人员；二是用于代扣代缴工作的管理支出。
综上所述，当您作为扣缴义务人代扣代缴了个人所得税后，在年度清算时或扣缴义务/代征关系终止时，都有可能需要向税务机关申请个人手续费退还。请务必留意当地税务机关的通知和规定，及时提交申请资料，以确保您的权益得到保障。