履约保证金的退还时间并不绝对固定为合同结束时，而是主要取决于合同约定及项目实际履行情况。以下从不同角度为您详细分析：
一、合同有明确约定的情况
合同履行完毕且无违约行为：
- 若合同中明确约定，在双方完成合同约定的全部义务（如工程验收合格、服务交付达标等），且无质量纠纷、未发生需扣除保证金的情形时，履约保证金应在合同终止后的一定期限内退还。这一期限通常在合同中明确约定，比如7至30个工作日不等。例如，在建设工程合同中，施工方完成工程建设并通过验收，发包方会在工程结算完成后依约退还履约保证金。
特定节点验收通过：
- 对于分阶段履行的合同，合同中可能约定在每个阶段完成后按比例退还履约保证金。如建筑工程的阶段性验收，每完成一个阶段并验收合格，就退还相应比例的保证金。
质保期届满后：
- 若合同约定保留部分保证金作为质量担保，那么这部分保证金需在质保期结束后，且无质量问题时退还。例如，建设工程施工合同中约定“质保金为合同价款的5%，质保期2年”，若工程于2022年1月1日竣工，质保金应在2024年1月1日后退还。
二、合同未明确约定或约定不明的情况
协商退还：
- 如果合同未明确约定退还保证金的时间，双方应通过友好协商解决退还事宜。协商时，可以参考行业惯例、交易习惯或类似合同的约定，以达成一个双方都能接受的退还方案。
依据相关法律法规处理：
- 协商不成的，可依据相关法律法规处理。虽然具体法律法规可能因地区和行业而异，但一般原则是保护双方的合法权益，确保退还过程公平、合理。例如，可以依据《民法典》中关于合同履行和违约责任的规定，来推断履约保证金的退还时间和方式。
三、影响退还时间的特殊因素
争议或索赔处理：
- 如存在质量争议、费用纠纷等，需先解决这些争议或索赔问题后，方可退还履约保证金。这可能导致退还时间延迟，因此双方在合同履行过程中应尽可能避免争议的发生。
财务流程与审批：
- 企业内部流程复杂也可能导致退还延迟。例如，国企可能需要多级审批才能退还保证金，这会增加退还的时间成本。因此，在签订合同时，双方可以约定一个合理的退还期限，并考虑企业内部的财务流程和审批时间。
法律强制规定：
- 某些行业（如建筑）可能有法定质保金比例和退还期限。在这种情况下，双方应遵守相关法律法规的规定，确保履约保证金的退还符合法律要求。
四、建议与注意事项
明确条款细节：
- 签订合同时，双方应重点审查退还条件、时间及争议处理方式等条款，确保条款清晰、明确，避免模糊表述引发纠纷。
及时沟通跟进：
- 合同履行完毕后，主动提醒对方办理退还手续，并跟进退还进度，确保保证金按时退还。
保留证据：
- 保存验收报告、结算单据等材料，以备在发生纠纷时作为证据使用。
法律救济途径：
- 若对方无故拖延退还保证金，可通过协商、仲裁或诉讼等法律救济途径来维护自己的合法权益。
举例说明：
- 某设备采购合同约定“验收合格后7日内退还履约保证金”，若设备于8月1日验收合格，则保证金应于8月8日前退还。
- 某服务类合同约定“服务成果验收通过后15日内退还履约保证金”，若服务成果于9月1日验收通过，则保证金应于9月16日前退还。
综上所述，履约保证金的退还时间并非绝对固定为合同结束时，而是需要根据合同约定、项目实际履行情况以及相关法律法规来综合判断。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。