根据《中华人民共和国旅游法》及相关规定，客人退团扣款的核心规则如下，具体分为两种情形：

1. 因游客自身原因退团

根据《旅游法》第六十五条，游客因个人原因解除合同（如行程冲突、健康问题等），旅行社可扣除必要费用后，将余款退还游客。必要费用的认定需满足以下条件：

• 已实际发生且不可退还的费用：如已支付的机票、火车票、酒店住宿费（需提供凭证）、签证费、地接社服务费等；
• 合理比例的违约金：若合同约定违约金（如总团费的20%-50%），旅行社可主张，但违约金不得超过实际损失（需举证）；
• 未发生费用的全额退还：如未产生的门票、餐饮、导游服务等费用，应全额退还。

示例：若游客在行程开始前7日退团，旅行社已支付不可退的机票费用2000元，总团费5000元，则最多可扣除2000元+合理违约金（如500元），退还剩余2500元。

2. 因旅行社原因导致退团

根据《旅游法》第六十三条，若旅行社未履行合同义务（如擅自变更行程、未达到成团人数等），游客有权解除合同，并要求旅行社：

• 全额退还已支付费用；
• 赔偿实际损失：如因退团产生的交通费、住宿费差价等；
• 支付违约金：若合同约定违约金（如总团费的10%），游客可主张。

示例：若旅行社因未达到成团人数取消行程，游客已支付5000元团费，并因重新订票产生额外费用800元，则旅行社需退还5000元+赔偿800元+支付违约金500元（如合同约定）。

关键提醒

• 合同约定优先：若旅游合同中明确约定了退团扣款规则（如阶梯式扣费比例），且不违反法律强制性规定，以合同为准；
• 举证责任：旅行社需提供费用已实际发生的凭证（如发票、合同），否则需退还全部费用；
• 协商与投诉：若对扣款有争议，可先与旅行社协商，协商不成可向当地旅游主管部门投诉或通过诉讼解决。

建议：退团前仔细阅读合同条款，保留付款凭证和沟通记录，以便维权。如有具体纠纷，可进一步向我咨询细节。