外部人员使用单位收据的行为属于违规或违法行为，单位应立即采取措施制止并视情况追究责任，具体处理方式需结合使用性质和后果严重程度判断。以下从不同角度展开分析：
一、从民事法律关系角度
若外部人员未经授权使用收据
单位收据属于具有财务凭证属性的特定物品，外部人员擅自使用可能构成对单位财产权益的侵害。单位可要求其立即停止使用、返还收据，并赔偿因使用导致的损失（如收据作废后重新开具的成本、因收据被滥用引发的潜在纠纷处理费用等）。若收据已用于虚假交易或诈骗，单位还需配合受害方举证，追究外部人员的民事赔偿责任。
若外部人员与单位存在合作关系但超范围使用
例如合作方仅被授权使用收据收取特定款项，却擅自用于其他交易，单位可依据合作协议追究其违约责任，要求其承担违约赔偿，并终止合作协议中涉及收据使用的条款。
二、从行政法律责任角度
若外部人员伪造或变造单位收据
根据《中华人民共和国发票管理办法》（收据虽非发票，但类似财务凭证的伪造行为可参照适用），伪造、变造收据的行为可能被税务机关处以1万元以上5万元以下的罚款；情节严重的，可能被没收违法所得、没收作案工具，甚至移送司法机关处理。单位发现后应立即向税务机关举报，并配合调查。
若外部人员非法购买或使用虚假收据
根据《中华人民共和国治安管理处罚法》，购买、使用伪造、变造的公文、证件、证明文件的行为，可处10日以上15日以下拘留，可以并处1000元以下罚款；情节较轻的，处5日以上10日以下拘留，可以并处500元以下罚款。单位应保留收据使用证据（如监控录像、交易记录等），协助公安机关查处。
三、从刑事法律责任角度
若外部人员使用收据实施诈骗
例如通过伪造单位收据骗取他人财物，数额较大的（根据《刑法》第266条，诈骗公私财物价值3000元至1万元以上为“数额较大”），可能构成诈骗罪，处3年以下有期徒刑、拘役或者管制，并处或者单处罚金。单位需及时向公安机关报案，并提供收据样本、使用记录等证据。
若外部人员与单位内部人员勾结使用收据
例如单位财务人员与外部人员串通，通过违规开具收据套取单位资金，可能构成职务侵占罪（根据《刑法》第271条，公司、企业或其他单位的工作人员利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，处3年以下有期徒刑或拘役，并处罚金）。单位应启动内部调查，固定证据后向公安机关报案。
四、单位内部处理建议
立即停止收据使用
封存剩余收据，核对已开具收据的流向，防止外部人员继续使用或扩散。
完善收据管理制度
明确收据的领取、使用、核销流程，要求使用人签字确认；对外部合作方使用收据的，需签订书面协议并留存身份信息。
追究内部人员责任
若收据被滥用与内部管理失职有关（如财务人员未严格审核），单位可依据规章制度对相关人员处分，涉嫌犯罪的移送司法机关。
提示：具体处理需结合收据类型（如行政事业性收费收据、企业自制收据等）、使用场景（如是否涉及税务申报、是否用于虚假交易等）综合判断。建议单位保留收据存根、使用记录、监控录像等证据，必要时委托律师介入处理。如有进一步疑问，可直接向我咨询。