当嫌疑人在外地时，司法机关仍然有权依法进行传唤，并会采取一系列合法且合理的措施来确保传唤的顺利进行。以下是对这一问题的详细解答：
一、传唤方式及适用情况
书面传唤：
- 适用于不需要逮捕、拘留的犯罪嫌疑人。司法机关会将《传唤通知书》送达被传唤人所在地的当地公安派出所、公安机关治安部门或所在单位、居委会等，请求其协助执行。
- 程序上，需填写《呈请传唤报告书》，报领导批准后开具《传唤证》，并送达嫌疑人。嫌疑人到案后，需填写到案时间和询问查证结束时间并签名。
口头传唤：
- 适用于在现场发现的犯罪嫌疑人。即使在外地，只要是在现场被发现，侦查人员出示工作证件后即可口头传唤。
- 需在讯问笔录中注明口头传唤的情况，包括传唤的时间、地点、侦查人员身份等。
委托异地公安机关代为传唤：
- 若案件需要，案发地公安机关可制作委托函，明确案件情况、嫌疑人信息及传唤要求，通过正式途径传递给异地公安机关。
- 异地公安机关会按照本地程序传唤嫌疑人，并及时反馈情况给案发地公安机关。
二、操作程序与协助机制
公安机关在异地执行传唤任务时：
- 应通知被传唤人所在地的公安机关予以协助，并携带相关法律文书和手续。
- 若知道嫌疑人在外地的具体地址，可直接向该地公安机关发出协查通报或请求协助；若不知道具体地址，但知道活动范围或可能出现地点，可请求当地公安机关布控或协助查找。
嫌疑人的配合与沟通：
- 嫌疑人在收到传唤通知后，应首先确认传唤的真实性，可以通过联系当地公安机关或派出所来验证。
- 及时、诚恳地向办案机关说明自己目前身处外地的实际状况，包括距离远近、返程所需时间等。询问是否可以通过其他方式（如线上视频）先进行初步调查或配合询问，或申请适当延长到达接受传唤的时间。
三、权利保障与注意事项
保障嫌疑人合法权益：
- 在整个传唤过程中，必须严格保障嫌疑人的合法权益，告知其传唤的原因和依据。
- 传唤持续的时间不得超过十二小时；案情特别重大、复杂，需要采取拘留、逮捕措施的，经办案部门负责人批准，不得超过二十四小时。
- 不得以连续传唤的形式变相拘禁犯罪嫌疑人。传唤期限届满，未作出采取其他强制措施决定的，应当立即结束传唤。
嫌疑人的应对策略：
- 如果对传唤存在疑问或担忧自身权益受损，应尽快联系专业的律师，获取专业的法律意见和建议。
- 若办案机关坚持要求到指定地点接受传唤，且无法改变方式和时间，在条件允许的情况下，应尽快安排行程返回，并选择合适的交通工具以最快速度到达指定地点。
- 到达后，要保持冷静、礼貌，积极配合警方的询问和调查工作，如实回答问题。
- 如果确实无法亲自到场，可以向警方说明情况，并请求通过其他方式进行配合，如视频通话等。但这一请求需要得到警方的同意。
保留证据和记录：
- 在整个过程中，注意保留所有相关的证据和记录，包括传唤通知、与警方的沟通记录、因返回接受传唤而产生的各类凭证（如交通票据、住宿发票）等。这些资料可能在后续的法律程序中起到重要作用。
综上所述，当嫌疑人在外地时，司法机关会依法采取合适的传唤方式，并确保程序的合法性和正当性。嫌疑人应积极配合警方的调查工作，同时保留好所有相关证据和记录，以维护自己的合法权益。