面对对方未按约定退款的情况，您可以按照以下清晰、详细的步骤来处理，以有效维护自己的合法权益：
一、初步沟通协商
主动联系对方：
- 立即通过书面形式（如电子邮件、函件）或面谈方式与违约方取得联系。
- 明确指出其违约行为，即未按约定退款，并陈述这一事实。
- 提醒对方根据合同应承担的责任，并要求其在合理期限内履行退款义务。
- 重要：保留所有沟通记录，包括邮件、聊天记录等，作为后续可能的证据。
寻求中间方协助：
- 如果合同中有涉及中间方（如中介机构、行业协会等），可以考虑请求其协助调解，以促进双方和解。
二、收集关键证据
在准备采取进一步行动之前，确保您拥有以下关键证据：
合同文本：
- 拥有完整的合同原件，特别是关于退款条款和违约责任的部分。
- 仔细审查合同，明确退款的具体条件、时间、方式等。
履行凭证：
- 收集证明自己已履行合同义务的证据，如货物交付凭证、服务完成确认单等。
- 保存付款记录，包括银行转账凭证、支付平台（如微信、支付宝）的支付截图等。
沟通记录：
- 整理与对方的沟通记录，包括电话录音（需确保合法）、短信、微信聊天记录、电子邮件等，以证明您曾主张权利及对方的回应。
三、正式行动：发送书面通知与考虑法律途径
发送催告函或律师函：
- 如果协商无果，您可以考虑向违约方发送正式的书面通知，如催告函或律师函。
- 律师函由专业律师起草，具有法律效力，可以明确指出对方的违约行为和应承担的退款责任，并限定一个合理期限要求退款。
考虑仲裁或诉讼：
- 仲裁：如果合同中约定了仲裁条款，或者双方同意通过仲裁解决纠纷，您可以向约定的仲裁机构申请仲裁。仲裁程序通常灵活高效，且裁决具有法律效力。
- 诉讼：如果合同中没有仲裁条款，或者双方无法就仲裁达成一致，您可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。在诉讼过程中，您需要准备充分的证据材料，并参与庭审。法院判决具有法律效力，如果对方不履行判决，您可以申请强制执行。
四、注意事项与策略
及时行动：
- 一旦发现对方违约，应立即采取行动，避免超过诉讼时效或仲裁时效，以免丧失维权机会。
保持冷静与理性：
- 在处理纠纷的过程中，保持冷静和理性至关重要。尊重对方的权益，通过合法途径解决纠纷，避免情绪化的行为。
寻求专业法律帮助：
- 如果您对法律程序不熟悉，或者纠纷情况复杂，建议咨询专业律师。律师可以提供准确具体的法律建议和指导，帮助您更好地维护自己的权益。
综上所述，面对对方未按约定退款的情况，您应首先尝试通过沟通协商和调解解决。如果无法达成一致，可以根据合同约定或法律规定，采取仲裁或诉讼等法律手段来维护自己的权益。在整个过程中，及时收集并保存证据、保持冷静理性、并寻求专业法律帮助是至关重要的。