在法律文书中，分公司应写“负责人”而非“法定代表人”。以下是对这一问题的详细解释：

一、法律背景与规定

1. 分公司的法律地位：

   • 根据《中华人民共和国公司法》第十四条的规定，公司可以设立分公司，但分公司并不具有独立的法人资格，其民事责任由总公司承担。这一法律规定明确了分公司在法律上的从属地位，即作为总公司的分支机构或附属机构，不具备独立承担法律责任的能力。

2. 法定代表人的定义与适用：

   • 法定代表人是指依法代表法人行使职权的负责人，是法人的法定代表。然而，由于分公司不具有法人资格，因此它也不具备拥有法定代表人的资格。

3. 分公司负责人的角色：

   • 分公司有一个“负责人”，该负责人由总公司进行任命，负责分公司的日常经营管理工作。分公司的负责人在总公司的授权范围内开展工作，他们主要负责分公司的日常运营和管理。

二、法律文书中称谓的准确性

1. 避免混淆与法律风险：

   • 在涉及分公司的相关文件和场合中，应准确使用“负责人”这一称谓，而不是“法定代表人”。使用不准确的称谓可能会导致混淆和法律风险，例如，可能引发关于分公司是否具有独立法人资格的误解，进而影响相关法律责任的承担。

2. 法律文书的严谨性：

   • 法律文书作为具有法律效力的文件，其表述必须严谨、准确。在描述分公司的代表时，使用“负责人”这一称谓，既符合法律规定，也体现了法律文书的严谨性。

三、实际操作中的注意事项

1. 明确负责人的权限：

   • 在实际操作中，应明确分公司负责人的权限范围，确保其在总公司的授权范围内开展工作。这有助于避免负责人超越权限行事，从而给总公司带来不必要的法律风险。

2. 建立完善的管理制度：

   • 公司应建立完善的管理制度，对分公司的设立、运营、管理等方面进行规范。这有助于确保分公司的合法运营，并降低总公司因分公司行为而承担的法律责任。

总结来说，在法律文书中，分公司应写“负责人”而非“法定代表人”。这一称谓的准确性不仅符合法律规定，也体现了法律文书的严谨性。在实际操作中，公司应明确分公司负责人的权限范围，并建立完善的管理制度，以确保分公司的合法运营和总公司的法律责任得到妥善处理。如果您在法律文书的撰写或公司法务方面有任何疑问，可以直接向我咨询。