结论：公司使用信函格式开处罚单在法律上并无明确禁止，但需满足处罚单的法定实质要件，否则可能因形式瑕疵导致处罚无效。以下从法律要件、形式要求、风险防范三个角度展开分析：

1. 法律要件角度：处罚单的核心是内容合法性，形式非决定性因素

根据《劳动合同法》第四条及《企业职工奖惩条例》（已废止，但原则仍适用），公司对员工进行处罚需满足：

• 事实依据：处罚需基于员工违反规章制度或劳动合同的具体行为（如迟到、旷工、泄露商业秘密等）；
• 程序合法：处罚前需告知员工违规事实及依据，允许员工申辩（部分地区要求工会参与）；
• 内容合理：处罚种类（警告、记过、降薪、解雇等）需与违规程度匹配，不得滥用处罚权。

结论：只要处罚单内容完整（含违规事实、依据、处罚种类、申诉途径等），即使采用信函格式，也不违反法律强制性规定。但若信函未明确上述要件，可能因“程序瑕疵”被认定为无效处罚。

2. 形式要求角度：信函格式需符合“书面通知”的最低标准

处罚单作为单方法律行为，需以“书面”形式固定证据。信函格式需满足：

• 可追溯性：需加盖公司公章或授权负责人签字，确保真实性；
• 送达有效性：需通过员工签收、邮寄回执、电子邮件确认等方式证明已送达；
• 内容完整性：需包含标题（如“处罚决定书”）、正文（违规事实、依据、处罚结果）、落款（公司名称、日期）等基本要素。

风险提示：若信函格式过于简略（如仅手写“罚款200元”未盖章），或未保留送达证据，可能被认定为“未有效送达”，导致处罚不生效。

3. 风险防范建议：优先选择标准化格式，降低争议风险

尽管信函格式可行，但为避免争议，建议公司：

• 使用专用处罚单模板：明确标注“处罚决定书”字样，列明违规条款、处罚依据、申诉期限等；
• 保留送达证据：通过EMS邮寄（备注文件名称）、员工签字确认、电子邮件截图等方式固定证据；
• 避免“以罚代管”：处罚需与教育结合，过度依赖处罚可能引发劳动仲裁。

总结：信函格式本身不违法，但需确保内容合法、程序合规、送达有效。若公司对格式规范存疑，可直接向我咨询具体案例的处罚单设计，我会结合地区司法实践提供优化建议。