物管会（或物业服务人）在签订物业服务合同后，为了确保合同的合法性和有效性，通常需要进行一系列的手续，其中最主要的是合同备案。以下是一般性的流程和所需手续，以北京市为例进行说明，但具体流程可能因地区而异，建议咨询当地相关部门获取准确信息。

一、合同备案的基本条件

1. 申请人资格：申请人应当是物业项目的物业服务人，即与业主或业主大会签订物业服务合同的主体。

2. 备案情形：

   • 通过业主共同决定引进新物业服务企业并重新签订物业服务合同。
   • 尚处于前期物业服务期间（即业主大会未成立前，由建设单位选聘的物业服务企业提供的服务）。
   • 未签订物业服务合同但存在事实服务（即虽然没有书面合同，但物业服务人实际上在提供服务）。

3. 时间要求：根据《北京市物业管理条例》等相关规定，物业服务合同签订或者变更之日起十五日内，物业服务人应当将物业服务合同报相关部门备案。

二、所需申请材料

1. 北京市住宅物业项目信息采集表：

   • 申请人自备，必要原件1份。
   • 表格内容应包括企业相关信息、物业项目基本情况等，需与企业的营业执照、项目负责人的身份证材料及物业合同的相关内容一致。
   • 使用A4纸打印，逐份加盖企业公章。

2. 物业服务情况材料：

   • 有效期内的物业服务合同：申请人自备，必要复印件1份。
     • 合同签约主体应与物业公司营业执照中的名称一致。
     • 合同内容应与申请表中的物业项目基本情况相关内容一致。
     • 使用A4纸复印，逐份加盖企业公章。
   • 事实服务的项目需提交：如果未签订书面合同但存在事实服务，需提交相关证明材料，如服务记录、业主反馈等。

三、办理流程

1. 准备材料：按照上述要求准备齐全所有申请材料。

2. 提交申请：将申请材料提交至当地街道办事处、乡镇人民政府、区住房和城乡建设或者房屋主管部门（具体受理部门可能因地区而异）。

3. 审查与决定：相关部门对提交的材料进行审查，如材料齐全、符合要求，则予以备案；如材料不齐全或不符合要求，则告知申请人补充或修改材料。

4. 获取备案证明：备案通过后，申请人可获取备案证明或相关回执。

四、注意事项

1. 材料真实性：确保所有提交的材料真实、准确、完整，不得有虚假或误导性内容。

2. 时间要求：严格遵守合同签订或变更之日起十五日内进行备案的时间要求。

3. 专业服务委托：如物业服务人将物业服务合同中的专项服务事项委托给专业服务企业，需确保符合相关法律法规的规定，不得将全部事项一并委托给第三方。

4. 咨询与指导：在办理过程中如有疑问或需要指导，可咨询当地相关部门或专业机构。

希望以上信息能对您有所帮助。如有进一步的问题或需要更具体的指导，请随时咨询。