在确定员工退休年龄时，用人单位通常会遵循“居民身份证与职工档案相结合”的原则。具体来说，当员工的身份证与档案记载的出生时间不一致时，会优先以档案中最先记载的出生时间为准。这一原则主要基于档案管理的历史性和连续性，以及档案在记录个人历史和工作经历方面的重要性。

法律依据与具体解释：

• 法律依据：原劳动和社会保障部发布的《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》（劳社部发〔1999〕8号）明确规定，对职工出生时间的认定，实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时间不一致时，以本人档案最先记载的出生时间为准。这一规定旨在加强对居民身份证和职工档案的管理，防止随意更改职工出生时间和编造档案。

• 具体解释：档案中最先记载的出生时间，通常指的是职工档案中形成时间最早的那份材料上所记录的出生时间，如招工表、入伍登记表、学生登记表等。这些早期材料相对更能反映职工真实的出生情况。在过去，身份证制度尚不完善，存在登记信息不准确的情况，而档案材料在职工参加工作、入伍等过程中逐步形成，造假难度大，且多经过严格审核，因此更具参考价值。

特殊情况与处理：

• 在实际执行过程中，各地可能会结合本地实际情况出台具体的实施细则。
• 若能提供充分、有效的原始证明材料，证明档案最先记载的出生时间存在错误，有可能按照真实的出生时间来确定退休年龄。但这通常需要经过严格的审核和认定程序。
• 对于因上学、入团、入党、入伍、招工等不够法定年龄而将其年龄改大或改小的情况，应以原始的依据为准进行认定。若无法找到原始依据，则会参考其他材料或证据进行综合判断。

操作建议与重要性：

• 建议员工在填写各种表格和资料时，务必认真核对个人信息，确保准确无误，以避免未来生活和工作中的不必要的麻烦。
• 档案在退休年龄认定中具有不可替代的重要作用，因此员工应重视档案的管理和保存。在临近退休年龄时，可以提前查看自己的档案材料，特别是其中的出生日期等信息，确保准确无误。
• 如发现档案与身份证存在不一致的情况，应及时向相关部门咨询并寻求解决方案，以避免因信息不符而影响退休手续的办理和养老金的领取。

综上所述，用人单位在确定员工退休年龄时，会遵循相关法律法规，以档案中最先记载的出生时间为准，并考虑特殊情况下的处理办法。员工也应充分了解相关政策规定，重视个人信息的准确性和档案的管理，以确保自身权益不受损害。