要确保告知函的合法性，需要遵循一定的格式、内容和发送方式。以下是一些关键要点，以确保您的告知函合法有效：

一、告知函的格式

1. 标题：

   • 标题应清晰明了，直接反映函件的主旨，如“关于XX事项的告知函”。

2. 正文：

   • 开头：简要介绍发函的背景、缘由或依据，可以是对之前合作、合同或相关事宜的提及。
   • 主体：详细阐述需要告知的具体事项，包括时间、地点、内容、要求等，确保信息完整、准确。
   • 结尾：根据函件目的，选择合适的结语。如果不需要对方回复，可以使用“特此函告”等；如果需要对方回复或采取行动，则可以使用“盼复”、“望函复”等。

3. 落款：

   • 明确写明发函单位或个人的名称，并注明发函日期。

二、告知函的内容要求

• 合法性：确保告知的内容符合法律法规，不侵犯他人合法权益。
• 明确性：内容应表述清晰，避免模糊或歧义。
• 完整性：包含所有必要的信息，以便对方能够全面理解并作出相应反应。

三、发送方式

1. 书面形式：

   • 优先采用书面形式，如邮寄、传真、电子邮件等，以确保有明确的记录。
   • 如果采用邮寄方式，建议使用挂号信或快递，并保留寄送凭证和回执。

2. 电子方式：

   • 如果通过电子邮件发送，应确保对方能够收到并确认邮件内容。
   • 可以考虑在邮件中附加PDF或Word文档形式的告知函，以便对方下载和保存。

3. 公证送达：

   • 在特殊情况下，如对方拒绝签收或无法确认送达时，可以考虑通过公证机关进行送达。
   • 公证机关会记录送达情况，并出具公证书，作为合法送达的证据。

四、注意事项

• 避免口头通知：虽然口头通知简便易行，但缺乏证据支持，一旦发生纠纷难以证明。
• 避免使用不合适的送达方式：如仅通过社交媒体、电话等非正式方式告知，可能无法确保信息的准确性和完整性。
• 遵守合同约定：如果告知函涉及合同履行等事项，应确保遵守合同中的相关约定和程序。

综上所述，要确保告知函的合法性，需要关注其格式、内容以及发送方式。通过遵循上述要点和建议，您可以有效地发送合法、有效的告知函。