员工离职时，行政部门需要办理一系列的手续来确保离职过程的顺利进行，同时也保障公司和员工的权益。以下是需要办理的主要事项：
一、离职申请与审批
接收离职申请：员工需提前向部门主管或人力资源部门提交离职申请，通常是以书面形式，如辞职信。辞职信中应包含离职原因、离职期限、工作的交接以及对公司的感谢等内容。
审批离职申请：部门主管或人力资源部门在收到离职申请后，会与员工进行面谈，了解离职原因，并评估离职请求。若同意离职，会进行后续的离职手续办理。
二、工作交接
工作交接准备：在离职前，员工需要整理好个人工作资料，包括文件、项目、客户信息等，并准备交接给接替者。
正式交接：在主管或人力资源部门的监督下，员工与接替者进行工作交接，确保所有工作事项、资料、工具等都得到妥善转移。
三、人事手续办理
社保与公积金处理：行政部门需要为员工办理社保和公积金的停缴手续，并出具相关的停缴证明。同时，确保员工的社保和公积金账户余额得到妥善处理。
档案转出：根据员工的要求，行政部门需要为员工办理档案转出手续。这通常包括准备调档函，并将员工的档案转移至新单位或指定的档案管理机构。
退工单与离职证明：行政部门需要为员工开具退工单和离职证明，证明员工已经与公司解除劳动关系，并注明离职日期、工作岗位等信息。
其他手续：根据公司政策和员工个人情况，可能还需要办理其他相关手续，如工资结算、福利清算、工作服归还等。
四、后续跟进
通知相关部门：行政部门需要通知公司内相关部门，如财务部、IT部等，确保员工的离职信息得到及时更新，避免后续出现不必要的麻烦。
离职反馈：在员工离职后，行政部门可以进行离职反馈调查，了解员工对公司的意见和建议，以便公司不断改进和优化。
综上所述，员工离职时行政部门需要办理的手续相对繁琐，但每一步都是必要的，以确保离职过程的合法性和规范性。同时，行政部门也需要与员工保持良好沟通，确保离职手续能够顺利进行。