分包合同签订时，根据分包类型和内容的不同，所需准备的具体资料也会有所差异。但一般来说，无论是哪种类型的分包合同，都需要准备以下几类基本资料：
一、主体资格证明文件
这是证明分包单位合法存在和具备经营资格的重要文件，通常包括：
营业执照：分包单位需提供有效的企业法人营业执照副本复印件，确保其在工商行政部门合法注册并具备经营资格。
资质证书：根据分包工程的专业类别和等级，分包单位需提供相应的建筑业企业资质证书副本复印件。例如，如果是建筑装修装饰工程，就需要提供建筑装修装饰工程专业承包资质证书。
安全生产许可证：对于涉及建筑施工的分包单位，必须持有有效的安全生产许可证，以证明其具备安全生产的条件和能力。
法定代表人身份证明书：提供法定代表人的身份证明文件，如身份证复印件，以确认其身份。
授权委托书：若由委托代理人签订合同，需提供经法定代表人签署的授权委托书，明确委托事项和权限，确保代理人的行为得到法定代表人的授权。
二、人员相关材料
为了证明分包单位具备完成分包工程所需的人员配置，通常需要提供以下材料：
项目经理资质证书：分包单位拟派项目经理需持有注册建造师执业资格证书，并提供复印件，以证明其具备项目管理的能力。
项目管理人员名单及证件：包括技术负责人、施工员、质量员、安全员等主要管理人员的名单及其职称证书、岗位证书复印件，以确保分包单位的管理团队具备相应的专业资质。
特殊工种作业人员操作证：对于电工、焊工等特殊工种作业人员，需提供有效的操作资格证书复印件，以证明其具备从事特殊工种作业的能力。
三、财务与信用材料
为了评估分包单位的财务状况和信用状况，通常需要提供以下材料：
财务状况证明：可提供近三年的财务报表或审计报告，以证明分包单位的财务状况良好，具备承担分包工程的经济实力。
银行资信证明：由开户银行出具的资信证明，反映分包单位的信用状况和资金实力，以确保其能够按时履行合同义务。
无违法违规记录证明：提供近三年内无重大违法违规行为的证明文件，通常由当地建设行政主管部门或工商行政管理部门出具，以证明分包单位的良好信用记录。
四、工程相关材料
针对具体的分包工程，还需要提供以下与工程相关的材料：
中标通知书（如有）：若分包单位是通过招标方式获得分包工程的，需提供中标通知书的复印件，以证明其合法获得分包资格。
工程量清单及报价单：详细列出分包工程的各项工作内容、工程量及对应的报价，以便双方确认工程价格和结算方式。
施工组织设计或施工方案：针对分包工程的特点和要求，编制的施工组织设计或施工方案，以确保工程能够按照计划顺利进行。
五、其他必要材料
除了以上几类基本资料外，根据具体情况还可能需要提供以下其他必要材料：
合同文本：双方协商一致的施工分包合同文本，应明确工程范围、工期、质量标准、价款支付方式等关键条款，以确保合同的合法性和有效性。
履约保证金缴纳凭证（如需）：按照合同约定，分包单位可能需缴纳一定数额的履约保证金，需提供缴纳凭证的复印件，以确保其能够按照合同履行义务。
保险证明文件：分包单位需为施工人员购买工伤保险等社会保险，并提供相应的保险证明文件，以确保施工人员的权益得到保障。
综上所述，分包合同签订时需要准备的资料包括主体资格证明文件、人员相关材料、财务与信用材料、工程相关材料以及其他必要材料。这些资料的准备应确保合同的合法性、有效性和可执行性，并根据具体情况进行适当调整。