要追踪员工的年休假手续，可以从以下几个方面进行：

一、明确年休假政策与规定

首先，需要明确公司关于年休假的相关政策与规定，这通常会在员工手册或公司内部的规章制度中有所体现。这些规定应包括年休假的天数、申请流程、审批权限、休假期间的工资待遇以及未休年休假的处理方式等。

二、建立年休假管理系统

为了更有效地追踪员工的年休假情况，可以建立一个年休假管理系统。这个系统可以是电子化的，如使用HR管理软件，也可以是手动的，如使用表格记录。系统应包含以下关键信息：

1. 员工基本信息：包括员工姓名、入职日期、累计工作年限等，这些信息是确定员工年休假天数的基础。
2. 年休假申请与审批记录：记录员工每次年休假的申请时间、申请天数、审批状态以及审批人等。
3. 年休假使用情况：实时更新员工的年休假使用情况，包括已休天数、剩余天数以及是否跨年度安排等。

三、规范年休假申请与审批流程

1. 员工申请：员工应提前按照公司规定的时间（如提前一周或一个月）向直接上级或人力资源部门提交年休假申请。
2. 上级审批：直接上级或指定的审批人应根据员工的工作安排和年休假政策，对员工的申请进行审批。如果批准，应明确休假的具体时间和天数；如果不批准，应说明原因。
3. 人力资源部门备案：审批通过后，员工应将休假申请提交给人力资源部门进行备案，以便后续跟踪和管理。

四、定期审查与监督

1. 定期审查：人力资源部门应定期（如每月或每季度）审查员工的年休假使用情况，确保员工按照政策规定享受年休假。
2. 监督与提醒：对于即将到期或未休的年休假，人力资源部门应及时提醒员工，并督促其尽快安排休假。同时，对于违反年休假政策的行为，应及时进行纠正和处理。

五、处理特殊情况

对于因工作原因无法安排员工在同一年度休完年休假的特殊情况，单位应按照政策规定进行跨年度安排或支付未休年休假工资。同时，对于员工因个人原因自愿放弃年休假的，应要求其书面提出并说明原因，单位可以只支付其正常工作期间的工资收入。

综上所述，通过明确政策、建立系统、规范流程、定期审查以及处理特殊情况等措施，可以有效地追踪和管理员工的年休假手续，确保员工享受到应有的休假权益。