结论：办理退休手续时，劳动合同并非必须是近期的，一般情况下也不需要提供劳动合同作为必需材料，但在某些特殊情况下，劳动合同可能作为辅助材料使用。

一、办理退休手续的主要材料

1. 身份证明：

   • 本人身份证原件及复印件，用于确认个人身份信息，特别是姓名、性别、出生日期等，这些信息直接关系到退休年龄的认定。

2. 个人档案：

   • 个人档案是办理退休手续的关键材料，它详细记录了劳动者的工作经历、入职时间、工种、工资待遇及奖惩情况等。档案中的招工登记表、转正定级表等能准确反映劳动者的工作起始时间和工作历程，对确定退休时间具有决定性作用。

3. 养老保险缴费凭证：

   • 证明参保人累计缴纳养老保险的情况，包括缴费年限和金额。确保达到最低缴费年限（一般为15年）是退休的重要条件之一。

4. 其他材料：

   • 根据当地社保局或人力资源和社会保障局的具体要求，还可能需要提交退休申请书、户口本复印件、近期一寸免冠照片、养老保险手册及历年缴费收据等其他相关材料。

二、特殊情况下劳动合同的作用

尽管劳动合同不是办理退休的必需材料，但在以下特殊情况下可能会起到辅助作用：

1. 工作经历存疑：

   • 如果个人档案记录不完整，对工作起始时间、工作单位等信息存在疑问，劳动合同可以作为补充材料，帮助核实劳动者的工作经历和工作年限。此时，劳动合同的签订时间并非关键，重要的是其能证明的工作经历和年限。

2. 认定特殊工种：

   • 对于从事特殊工种的劳动者，劳动合同中关于工作岗位、工作内容的记载，有助于证明其是否符合特殊工种提前退休的条件。特殊工种有严格的认定标准和工作年限要求，劳动合同中的相关记载可以作为重要证据。

三、办理退休的流程

1. 准备材料：

   • 根据当地社保局或人力资源和社会保障局的要求，准备齐全所有退休所需材料，包括但不限于身份证明、个人档案、养老保险缴费凭证等。

2. 提交申请：

   • 在达到法定退休年龄前的一个月（或根据当地规定的时间），将准备好的材料提交给社保局或相关办理机构。

3. 审核审批：

   • 社保局或人力资源和社会保障局会对提交的材料进行严格审核，确认是否符合退休条件。审核通过后，会进行退休审批手续。

4. 领取养老金：

   • 审批完成后，申请人可以开始领取养老金，通常通过银行代发的方式发放到指定账户。

四、其他注意事项

• 如果申请人没有劳动合同，但能够提供其他证明劳动关系的材料（如工资支付凭证、社会保险费缴纳记录、工作证等），同样可以办理退休手续。
• 若申请人所在单位已经倒闭或不存在，可以向居委会等相关机构申请盖章，以证明工作经历和身份。

总结：办理退休手续时，劳动合同并非必须是近期的，且一般情况下不需要提供劳动合同作为必需材料。但在某些特殊情况下，如工作经历存疑或认定特殊工种时，劳动合同可能作为辅助材料使用。因此，建议劳动者妥善保管好自己的劳动合同和其他相关材料，以备不时之需。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。