要证明员工不能胜任工作，用人单位需要采取一系列严谨且合法的措施，从明确岗位职责、进行绩效评估、综合评估工作表现，到提供培训与调岗机会，并最终依据法律程序做出决策。以下是一个详细且有条理的解答：
一、明确岗位职责与工作标准
制定书面岗位说明书：
- 详细列出员工的岗位职责、工作目标、任务要求以及绩效标准。
- 通过员工手册、劳动合同附件或单独签署确认书的形式，确保员工对岗位说明书的内容有清晰的认知，并签字确认。
明确考核标准：
- 在公司规章制度或劳动合同中，明确列举哪些行为或表现将被视为不胜任工作。
- 考核标准应尽量量化，以便客观评估员工的工作表现。
二、实施定期绩效评估
建立绩效考核体系：
- 设定定期的绩效考核周期，如季度、半年或年度考核。
- 考核内容应涵盖工作质量、效率、态度等多个方面，确保全面评估员工的工作表现。
记录考核结果：
- 每次考核后，详细记录员工的考核结果，包括得分、排名、具体表现等。
- 考核结果应告知员工，并尽量获取其签字确认。若员工未签字，应能举证已与员工确认过考核结果。
进行绩效反馈面谈：
- 在绩效考核后，与员工进行面谈，指出其工作中的优点和不足，并提出改进意见。
- 面谈记录应由双方签字，作为员工知晓自身工作表现及公司期望的证据。
三、综合评估工作表现
记录工作失误与任务完成情况：
- 详细记录员工在工作中的重大失误、未能按时完成的任务等情况。
- 包括项目进度报告、损失评估报告等，作为员工不能胜任工作的具体证据。
评估工作质量与效率：
- 观察员工是否能按公司或团队标准完成任务，以及是否能在规定时间内完成工作。
- 通过具体数据或案例来支持评估结果。
评估工作热情与积极性：
- 观察员工对工作是否有热情和积极性，是否愿意承担责任和付出努力。
- 可以通过同事评价、客户反馈或日常观察来获取相关信息。
评估沟通与协作能力：
- 评估员工与同事、上级或客户的沟通和协作能力。
- 收集同事和客户对员工工作表现的反馈意见，作为评估的参考。
四、提供培训与调岗机会
提供培训：
- 若员工表现出不能胜任工作的迹象，公司应提供相应的培训。
- 保留培训计划、教材、签到表及考核成绩等记录，证明公司已履行培训义务。
尝试调岗：
- 培训后仍不胜任的员工，可考虑调整至其他适合岗位。
- 保留调岗通知、新岗位说明书及在新岗位上的绩效考核记录，证明员工在新岗位上的工作表现。
五、遵循法律程序与注意事项
遵守法律程序：
- 在证明员工不胜任工作的过程中，公司应严格遵守法律法规，避免违法操作。
- 不能仅凭主观判断认定员工不胜任工作，而应依据客观事实和证据进行评估。
提前通知或支付补偿：
- 员工经过培训或调岗后仍不能胜任工作时，公司应提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，方可解除劳动合同。
避免歧视与不公：
- 在整个过程中，公司应确保公平、公正对待员工，避免任何形式的歧视和不公平待遇。
综上所述，要证明员工不能胜任工作，用人单位需要从多个方面进行综合取证，并确保整个过程的合法性、客观性和公平性。通过明确岗位职责、实施定期绩效评估、综合评估工作表现、提供培训与调岗机会，并严格遵循法律程序，用人单位可以有效地维护自身的合法权益，同时确保处理过程的公正性和合法性。