收取物业费时，应当与业主签订物业合同。这不仅是法律的要求，也是保障双方权益、避免纠纷的重要手段。以下从多个角度为您详细分析：

一、物业合同的必要性及作用

1. 明确权利义务：物业合同是物业服务企业和业主之间权利义务关系的法律依据。合同中会详细规定服务内容（如安保巡逻频次、卫生清扫标准、绿化养护范围等）、服务标准、收费项目、收费标准及支付方式等关键事项。这有助于双方明确各自的责任和义务，避免因理解不一致而产生纠纷。

2. 保障合法权益：

   • 对于物业公司而言，合同是其收取物业费的合法依据。当业主拒绝缴纳物业费时，物业公司可以依据合同条款进行催缴或提起诉讼，维护自身权益。
   • 对于业主来说，合同能确保所支付的物业费能换来相应质量的物业服务。如果物业公司服务不达标，业主可以依据合同要求其整改或承担违约责任。

3. 规范行业行为：物业合同作为规范性文件，有助于提升物业管理行业的整体服务质量，使得物业管理活动有章可循。同时，也让业主清楚自己应享有的服务和应履行的义务。

二、物业合同的签订主体

1. 前期物业合同：在业主大会尚未成立、业主委员会尚未选举产生之前，通常由开发商与物业公司签订前期物业合同。这是为了确保小区在交付后能够有序地进行物业管理。

2. 后期物业合同：业主大会或业主委员会成立后，一般由业主委员会代表全体业主与物业公司签订物业合同。此时，业主大会或业主委员会的决定对全体业主具有约束力，确保了物业管理的连续性和稳定性。

三、特殊情况下的物业费收取

虽然在实际操作中，可能存在未签订书面合同但形成事实物业服务关系的情况，即物业公司实际为小区提供了物业服务，业主也享受了相应服务。然而，这种情况在确定服务范围、质量标准以及费用等方面容易引发争议。例如，如果物业公司提高了服务标准但未与业主签订新的合同，业主可能拒绝支付增加的费用；或者如果业主认为物业公司服务不达标，但缺乏合同依据来要求整改或减免费用。因此，为保障双方的合法权益，减少不必要的纠纷，一般应当在签订正式的物业合同后再开始收取物业费。

四、法律依据

根据《中华人民共和国民法典》和《物业管理条例》的相关规定，物业服务合同是物业服务人在物业服务区域内为业主提供建筑物及其附属设施的维修养护、环境卫生和相关秩序的管理维护等物业服务，并由业主支付物业费的合同。这些法律法规强调了物业合同的重要性，并要求双方依法签订合同并履行各自义务。

总结与建议：

签订物业合同对于明确双方权利义务、保障双方权益、避免后续纠纷以及规范物业管理行业行为具有重要意义。因此，在收取物业费时，物业公司应当与业主签订正式的物业合同。如果您在物业合同签订或物业费收取过程中遇到任何问题，或者需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。