结论：分包单位资料原则上应由分包单位自行编制、整理并提交，但在特定情况下总包单位可协助或代为处理，但需满足法定条件并承担相应责任。 以下是具体分析：

1. 法律与合同层面的基本要求
   根据《建设工程质量管理条例》及《建筑工程施工发包与承包违法行为认定查处管理办法》，分包单位对其承包范围内的工程质量、技术资料负直接责任。分包单位需独立编制施工记录、检验报告、隐蔽工程验收资料等，并确保资料真实、完整、与施工进度同步。这是分包单位履行合同义务的法定要求，也是工程竣工验收、质量追溯的依据。

2. 总包单位协助的合法性边界
   若分包单位因人员、技术等客观原因无法独立完成资料编制，总包单位可提供指导或协助，但需满足以下条件：

   • 合同约定：总包合同或分包合同中明确约定总包单位有协助义务（如提供模板、培训人员等）；
     
   • 分包单位授权：分包单位以书面形式委托总包单位代为处理部分资料，并明确责任划分；
     
   • 不免除分包责任：即使总包单位协助，分包单位仍需对资料的真实性、合法性负责，总包单位仅承担协助范围内的过错责任。

3. 总包单位代为处理的例外情形
   在极特殊情况下（如分包单位破产、失联），总包单位可能需代为整理资料以推进工程验收，但需注意：

   • 证据留存：保留分包单位无法履行义务的证明（如催告记录、公告等）；
     
   • 行政备案：向建设主管部门报备代为处理的原因及资料清单；
     
   • 责任限定：通过补充协议明确总包单位仅承担“形式审查”义务，不替代分包单位的实质责任。

4. 风险警示

   • 若总包单位擅自代签分包单位资料（如检验报告、验收单），可能被认定为“允许他人以本单位名义承揽工程”，面临行政处罚（《建筑法》第66条）；
     
   • 若资料存在虚假内容，总包单位可能因“未尽到管理职责”承担连带责任（《建设工程安全生产管理条例》第24条）。

建议：

• 对分包单位：在合同中明确资料编制责任、协助条件及违约后果，定期检查资料进度；
  
• 对总包单位：若需协助，务必留存书面委托文件，避免直接代签关键资料，可要求分包单位法定代表人或授权人签字确认。
  

如有具体合同条款或纠纷场景，可进一步提供细节，我会结合实务案例为您分析风险点。