物业发现业主违规换窗时，应优先通过沟通协商、书面通知整改、上报行政主管部门、启动法律程序等合法途径处理，避免采取停水停电等违法手段激化矛盾。具体处理方式需结合违规性质、业主态度及物业权限综合判断，以下是详细分析：

一、物业的法定管理权限与义务

根据《物业管理条例》第45条，物业对违反治安、环保、装饰装修等法律法规的行为，有权制止并及时向有关行政管理部门报告。但物业本身无行政处罚权，不得采取断水断电、强行拆除等私力救济手段，否则可能构成侵权（如《民法典》第944条禁止物业通过停水停电等方式催交物业费，同理可推及违规装修管理）。

二、分情况处理建议

1. 业主尚未施工或刚开工

   • 第一步：口头沟通：物业应第一时间联系业主，明确指出换窗行为违反了《住宅室内装饰装修管理办法》（如擅自改变房屋外立面、未申报登记等），要求暂停施工。
     
   • 第二步：书面通知：若口头沟通无效，需发出《违规行为整改通知书》，载明违规事实、法律依据、整改要求及期限（一般不超过7日），并要求业主签字确认。
     
   • 第三步：上报主管部门：若业主拒不整改，物业应在24小时内向当地房管部门或城管执法部门报告，由行政机关依法查处（如罚款、责令恢复原状）。

2. 业主已完成违规换窗

   • 固定证据：物业需通过拍照、录像、公证等方式留存违规证据，并记录换窗时间、位置、材质等细节。
     
   • 协商恢复：与业主协商恢复原状方案，可建议由业主自行委托有资质的单位施工，物业监督过程。
     
   • 法律途径：若协商无果，物业可代表全体业主向法院提起相邻权纠纷之诉，要求业主排除妨碍、恢复原状（需以业主大会授权为前提）。

三、关键注意事项

• 避免肢体冲突：物业人员不得与业主发生肢体或语言冲突，否则可能涉嫌违反《治安管理处罚法》。
  
• 区分违规类型：若换窗涉及承重结构改动（如拆除剪力墙），需立即上报住建部门，此类行为可能危及公共安全，行政机关可强制拆除。
  
• 留存沟通记录：所有口头、书面沟通均需留痕，避免业主反诉物业“不作为”或“过度管理”。

四、业主抗辩的常见理由及应对

• 理由1：“物业无权管我”
  应对：出示《物业服务合同》中关于装修管理的条款，或引用《物业管理条例》第45条，说明物业的管理职责源于法律授权和合同约定。

• 理由2：“其他业主也换了”
  应对：强调“法不责众”不成立，物业需一视同仁处理所有违规行为，但可建议业主通过业主大会修订《管理规约》，合法化换窗行为（需经专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上业主参与表决，并经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意）。

若您是物业方或业主，需进一步了解具体操作流程（如整改通知书模板、行政投诉渠道）或案件细节，可直接向我咨询，我会结合您所在地区的地方性法规提供针对性建议。