租房房主在外地时，租客可以与房主本人通过线上方式签订合同，或者与房主委托的代理人签订合同。以下是具体分析和建议：
一、与房主本人签订合同（线上方式）
合同准备与协商：
- 双方需详细沟通并明确租赁房屋的具体位置、面积、设施情况、租赁期限、租金及支付方式等核心条款。
- 可以使用在线租房合同模板作为参考，但务必根据实际情况进行修改和补充，以确保合同的准确性和适用性。
身份验证：
- 在签订合同前，双方应通过视频通话、身份证照片核验等方式验证对方的身份信息，确保身份真实有效，并保存相关记录作为证据。
合同签署方式：
- 线上电子签署：双方共同选择一个具有合法资质、安全可靠的电子合同签署平台，完成实名认证后，上传或生成合同文本，按照平台流程进行电子签名。签署完成后合同自动保存在平台上，双方可随时下载和查看。
- 线下邮寄签署（若房主愿意）：房主将拟好的租房合同打印出来签字后，通过邮政快递等可靠方式寄给租客。租客收到合同后，仔细阅读并确认无误后签字，然后寄回一份给房主。双方应保留好快递单号等物流信息，并各自留存一份签字的合同原件或电子档。
二、与房主委托的代理人签订合同
出具授权委托书：
- 如果房主因故无法亲自签订合同，可以出具授权委托书，明确委托事项、权限和期限，并可考虑进行公证以增加法律效力。
代签合同：
- 被委托人持授权委托书与租客见面，确认授权委托书真实性后代签合同，并注明“代 [房主姓名] 签署”。
后续处理：
- 被委托人应及时将合同原件寄给房主，并反馈签署情况。房主收到合同后，应仔细审查合同内容，确保无误。
三、支付与收据
- 租客应按照合同约定及时支付押金和租金，建议选择银行转账等电子支付方式，并保留好支付凭证。
- 房主在收到款项后，应向租客提供收据或发票作为证明，转账记录也可作为收款证明。
四、合同备案与保管
- 虽然租赁合同备案不是强制性的，但建议双方在当地房地产管理部门进行备案登记，以保障双方权益。
- 双方都应妥善保管好合同原件或电子版，以便在发生纠纷时能够迅速提供证据。
五、注意事项
- 在签订合同时，务必仔细阅读合同条款，特别是关于违约责任、维修责任、续租条件等方面的约定。
- 在整个租房过程中，保持与房主的良好沟通，及时解决问题和纠纷。
总结来说，无论房主是在本地还是外地，租客都可以通过线上方式与房主本人签订合同，或者与房主委托的代理人签订合同。在签订合同过程中，务必确保合同条款明确、身份验证真实有效，并妥善保管好合同原件或电子版。如果有任何疑问或需要进一步帮助，请直接向我咨询。