承租人退租时，出租人扣除违约金需依据合同约定及法律规定进行，具体操作如下：

1. 合同约定优先
   若租赁合同中明确约定了退租违约金的计算方式（如固定金额、按剩余租期比例计算等），出租人可直接按合同约定扣除。但需注意：

   • 违约金不得过高：根据《民法典》第585条，若违约金显著高于实际损失（通常超过损失的30%），承租人有权请求法院或仲裁机构予以调减。
     
   • 违约金不得过低：若约定过低，出租人可要求按实际损失赔偿，但需承担举证责任（如重新出租的空置期损失、中介费等）。
     

2. 无合同约定时的处理
   若合同未约定违约金，出租人需按实际损失主张赔偿，常见情形包括：

   • 提前解约损失：如出租人因承租人退租需重新招租，可主张空置期租金（通常按1-3个月租金计算，需提供招租记录等证据）。
     
   • 直接损失：如承租人损坏房屋设施未修复，出租人可扣除修复费用；若已支付的中介费因退租无法分摊，可要求承租人承担部分费用。
     

3. 操作建议

   • 出租人：
     
     • 退租时与承租人书面确认损失金额，避免口头协商引发纠纷；
       
     • 保留实际损失的证据（如维修发票、招租广告截图等）；
       
     • 若协商不成，可通过诉讼或仲裁主张权利，但需注意3年诉讼时效。
       
   • 承租人：
     
     • 退租前检查合同条款，避免无故承担高额违约金；
       
     • 若认为违约金过高，可要求出租人提供损失证据，或主动协商调减；
       
     • 退租时要求出租人出具收款凭证，注明扣除项目及金额。
       

提示：若双方对违约金或损失金额争议较大，建议通过法律途径解决。如有具体合同条款或纠纷细节，可进一步向我咨询，我会结合实际情况为您分析。