申请垫付他人受理费后要求退回的，需根据垫付时的约定及实际法律关系，通过书面形式明确退款请求及依据，具体操作如下：

1. 明确垫付性质：借款还是代付？

• 若垫付时明确为借款（如双方约定“此款为借款，需归还”）：
  需以借条、转账备注、聊天记录等证据证明借款关系，直接要求对方返还本金及可能约定的利息（若无利息约定，可主张资金占用期间的合理损失，如LPR利率）。
  示例表述：

  “本人于X年X月X日通过XX方式（转账/现金）垫付XX案件受理费XX元，双方约定该款项为借款，现要求你于X年X月X日前归还本金及利息（或资金占用费）XX元。”

• 若垫付时未明确约定性质（如仅口头说明“先帮你垫着”）：
  可能被认定为无因管理（即没有法定或约定义务，为避免他人利益受损而管理事务），此时可要求对方返还垫付的必要费用（如诉讼费、保全费等直接支出），但一般不支持利息或其他额外费用。
  示例表述：

  “本人于X年X月X日代你垫付XX案件受理费XX元，该费用系为维护你合法权益的必要支出，现要求你于X年X月X日前返还该款项。”

2. 书面申请的关键要素

无论垫付性质如何，书面申请需包含以下内容以增强法律效力：

• 双方身份信息：姓名、身份证号、联系方式等；
  
• 垫付事实：时间、金额、支付方式（如银行转账需附凭证）、垫付案件名称及案号；
  
• 退款依据：借款合同、聊天记录、无因管理的法律条款（如《民法典》第979条）；
  
• 还款要求：金额、期限、支付方式（如要求对方转账至指定账户）；
  
• 违约后果：如逾期未还，将通过诉讼/仲裁追偿，并要求对方承担诉讼费、律师费等。
  

3. 送达与证据固定

• 送达方式：优先通过EMS邮寄（留存邮寄凭证）或微信/短信（截图保存）送达书面申请，确保对方收到；
  
• 证据固定：若对方拒绝签收或拖延，可录音、录像取证，或通过公证送达增强证明力。
  

4. 后续追偿措施

• 若对方仍不退款，可凭书面申请、垫付凭证（如法院缴费通知书、转账记录）向法院起诉，案由为民间借贷纠纷（若为借款）或无因管理纠纷（若未约定性质）；
  
• 诉讼中可申请财产保全，冻结对方银行账户、房产等资产，确保执行到位。
  

提示：若垫付金额较大或对方拒不配合，建议同步准备起诉材料（如起诉状、证据清单），通过法律途径强制追偿。如有具体案件细节需进一步分析，可直接向我咨询。