当发现别人使用了我们公司的公章时，这是一个需要严肃对待的问题，因为它可能直接关系到公司的法律权益和声誉。以下是我为您详细梳理的处理步骤和建议：
一、立即确认使用情况
- 核实授权：首先，要确认公章的使用是否经过了公司内部的正常审批流程，是否有相关的授权文件或记录。
- 收集证据：如果公章是未经授权被使用的，应立即收集所有相关证据，包括使用公章的文件副本、照片、视频，以及使用的时间、地点、用途等信息。
二、区分使用情形并采取初步措施
内部员工擅自使用：
- 固定证据：确保所有证据都得到妥善保存，以备后续调查和法律程序使用。
- 评估影响：判断该行为是否对公司造成了损失或法律风险，并立即采取措施止损。
- 内部处理：根据公司规章制度对涉事员工进行纪律处分，并反思和完善公章管理制度。
- 报警处理：如果涉嫌犯罪，如伪造公司印章罪，应立即向公安机关报案。
外部人员擅自使用（盗用、冒用等）：
- 立即报警：第一时间向公安机关报案，提供详细情况和线索，以便警方迅速介入调查。
- 发布声明：通过公开渠道（如公司官网、社交媒体等）发布声明，表明公章使用未经授权，相关文件不具有法律效力。
- 法律途径解决纠纷：聘请专业律师，通过民事诉讼等法律途径维护公司权益，要求侵权者承担赔偿责任。
三、具体应对措施
内部调查与追责：
- 彻查公章被使用的原因和责任人，确保调查过程公正、透明。
- 根据公司规章制度和法律法规对责任人进行严肃处理，以儆效尤。
通知相关方并处理合同问题：
- 及时通知合同相对方，陈述事实，尝试解除合同或协议，以减少公司损失。
- 若对方不予配合，可通过法律途径认定合同无效或解除合同，并追究对方责任。
加强公章管理：
- 建立健全公章管理制度，明确使用权限、审批流程和保管责任。
- 确保公章由专人保管，放置在安全地方，并安装监控设备记录使用情况。
- 定期对公章进行检查和盘点，确保公章的完整性和安全性。
法律途径维权：
- 若公章滥用行为给公司造成经济损失或声誉损害，应通过法律途径向滥用者索赔。
- 寻求专业律师帮助，收集充分证据并提起诉讼或仲裁程序，以维护公司合法权益。
四、预防措施
- 加强员工法律教育和培训：提高员工的法律意识和风险防范能力，确保他们了解公章使用的重要性和法律责任。
- 定期审计和检查：定期对公章使用情况进行审计和检查，及时发现并纠正潜在问题。
综上所述，处理公司公章被他人使用的问题需要综合考虑多种情况，并采取相应的法律措施和管理手段。通过立即确认使用情况、区分使用情形并采取初步措施、具体应对措施以及加强预防措施等步骤，我们可以有效保护公司的合法权益，防止类似事件的再次发生。