结论：当公司没有董事会，只有执行董事时，重大事项的决议通常通过执行董事的书面决议或股东会决议来形成，具体取决于事项的性质和公司章程的规定。
一、执行董事的书面决议
法律依据与可行性：
- 根据《中华人民共和国公司法》及相关规定，即使公司仅设一名执行董事，其决策过程仍需遵循公司治理原则。虽然不设传统意义上的董事会会议，但执行董事可通过书面决议形式履行决策职能，该决议的法律效力等同于正式董事会会议通过的决议。
决议形成的关键步骤：
- 明确决策事项：需清晰界定需决策的议题范围，例如重大投资、合同签署或人事任免等。
- 准备决议文件：起草包含公司名称及决议编号、决议日期与执行董事签名栏、具体决策内容（如“批准XX项目投资计划”）、执行董事签字确认等要素的书面文件。
- 签署与存档：执行董事审阅无误后签署文件，并加盖公司公章（如需）。原件存入公司档案，复印件分送相关部门执行。
注意事项：
- 合规性审查：确保决议内容符合公司章程及法律法规要求。
- 记录留存：完整保存决议文件作为后续审计或纠纷处理的依据。
- 特殊情形处理：若涉及关联交易等敏感事项，建议通过补充程序增强透明度（如向股东通报）。
二、股东会决议
适用情况：
- 对于特别重大的事项，如修改公司章程、增加或减少注册资本、合并或分立等，通常需要提交股东会审议并作出决议。
决议事项及通过条件：
- 股东会会议对于特别决议事项，必须经代表三分之二以上表决权的股东通过。其他一般事项的决议，则依据公司章程规定的程序进行。
会议召集与主持：
- 通常由执行董事召集和主持；若执行董事不能履行职责，则由监事会或不设监事会的监事召集和主持；若上述人员均不履行职责，则代表十分之一以上表决权的股东可自行召集和主持。
三、实际操作建议
完善公司章程：
- 在公司章程中明确执行董事的职权范围、决策程序以及股东会的召集和表决机制，以确保决策过程的合法性和有效性。
保持决策透明度：
- 对于重大决策，建议通过书面形式记录决策过程，并向所有股东通报，以增强决策的透明度和公信力。
寻求专业法律意见：
- 在涉及复杂法律问题时，建议咨询专业律师，以确保决策过程符合法律法规要求，并降低潜在的法律风险。
示例模板（执行董事书面决议）：
[公司名称]董事会决议（执董单签）
编号：[XXX]号
日期：[XXXX年XX月XX日]
经审慎考虑，执行董事[姓名]决定：
同意授权管理层推进[XX项目]，预算不超过人民币[XX万元]。
执行董事签字：__________
（公司盖章）
希望以上解答能对您有所帮助。如果您在执行过程中遇到任何问题或有其他法律疑问，欢迎直接向我咨询。