核心结论：若保险公司要求住院病案但医生称患者外出，可分以下情况处理：

1. 核实医生陈述的真实性
   首先需确认医生所述“外出”是否属实。若患者确实因治疗需要临时外出（如检查、手术准备等），医生应出具书面说明，明确外出原因、时间及是否影响病历完整性。此时可要求医生补充完整病历或出具情况说明，作为向保险公司提交的补充材料。
   法律依据：根据《医疗机构病历管理规定》第10条，门诊病历由医疗机构保管的，应确保病历内容完整；患者有权复印客观病历（如检查报告、医嘱单等）。若医生未履行记录义务，可能涉及医疗文书不规范问题。

2. 与保险公司沟通调整材料要求
   若患者外出导致部分病历暂时无法获取（如未完成的护理记录），可向保险公司说明情况，询问是否接受其他证明材料（如检查报告、费用清单、医生诊断证明等）替代。部分保险公司可能接受“阶段性材料”或延期提交完整病历，但需以书面形式确认调整后的要求，避免后续纠纷。
   实务建议：沟通时保留书面记录（如邮件、聊天记录），明确保险公司对材料的具体要求及截止时间。

3. 患者未实际住院的特殊情形
   若医生所述“外出”实际指患者未办理住院手续（如仅挂号未入住），则需区分责任：

   • 患者原因：若患者因个人原因未入住，保险公司可能以“未实际住院”为由拒赔。此时需结合保险合同条款（如“住院”定义）及投保时是否履行如实告知义务抗辩。
     
   • 医院原因：若医院因床位紧张等导致患者未入住，可要求医院出具书面证明，说明未入住原因及患者已符合住院条件，作为向保险公司申诉的依据。
     风险提示：若保险合同明确约定“需实际入住病房”，则未住院可能影响理赔；若合同未明确，可主张以“医疗行为发生”为标准（如已接受检查、治疗）。

4. 法律救济途径
   若保险公司无合理理由拒收材料或拒赔，可通过以下方式维权：

   • 投诉：向当地银保监会（12378）投诉保险公司违规行为；
     
   • 诉讼：以保险公司为被告，提交病历、沟通记录等证据，要求履行理赔义务。诉讼中需重点证明“病历缺失与理赔因果关系”（如缺失部分是否影响疾病诊断或治疗必要性）。
     

总结：处理此类问题的核心是“核实事实+补充材料+沟通协商”，必要时通过法律途径解决。建议根据具体情形选择上述方案，并保留所有书面证据。如有进一步疑问，可直接向我咨询保险理赔相关法律问题。