在合同即将到期时，选择发告知书还是告知函，其实并没有严格的法律界定，关键在于通知的形式和内容需符合合同约定或法律规定，并能够有效传达您的意图。 以下是从不同角度为您详细分析：
一、通知形式的选择
书面通知的优先性：
- 无论是告知书还是告知函，书面形式都是首选。因为它具有较强的法律效力和证据价值，能够在后续可能出现的纠纷中作为有力证据。
- 书面通知可以通过正式公函、电子邮件（建议加密并存档）、挂号信或EMS等方式发送，确保信息准确传达并保留发送凭证。
告知书与告知函的细微差别：
- 告知书：通常用于正式、严肃的场合，内容可能更加详细、全面，强调法律效力和正式性。
- 告知函：则可能更加简洁、明了，侧重于信息的传递和确认，适用于较为日常或紧急的沟通场景。
- 在实际选择中，您可以根据与对方的合作关系、合同性质以及通知的具体内容来决定使用哪种形式。如果合同即将到期且涉及重要事项（如续签、终止等），建议使用告知书以体现正式性和严肃性。
二、通知内容的构建
无论选择告知书还是告知函，通知内容都应包含以下关键要素：
- 基本信息：合同名称、编号、签订及到期日期，确保对方能够准确识别合同。
- 到期说明：明确指出合同即将到期或已到期，提醒对方注意并做好相应准备。
- 合作意向：表明您对于续签或终止合同的意愿，并简述理由（如市场变化、业务调整等）。
- 后续安排：如果决定续签，应说明续签条件、修改条款等；如果决定终止，应明确终止后的交接与清算等具体事宜。
三、发送通知的时机与跟进
- 提前通知：根据合同性质及约定，通常建议提前30天至90天发出通知，确保对方有足够时间准备和回应。
- 正式发送：选择合适的书面通知方式，并保留发送凭证（如邮寄回执、电子邮件发送记录等）。
- 及时跟进：发送通知后，主动联系对方确认是否收到，并了解其对合同到期的态度和意见。这有助于及时解决可能出现的分歧，避免不必要的纠纷。
四、特别注意事项
- 法律效力：确保通知内容合法、有效，避免使用模糊或可能引起误解的表述。
- 证据保存：所有通知及相关沟通记录均应妥善保存，以备日后可能发生的法律争议。
- 尊重对方：在通知及后续沟通过程中，保持礼貌、专业的态度，尊重对方的合法权益。这有助于维护良好的商业关系，为未来的合作奠定基础。
总结来说，在合同即将到期时，选择发告知书还是告知函并不是最重要的，关键在于通知的形式和内容需符合合同约定或法律规定，并能够有效传达您的意图。如果您在具体操作过程中有任何疑问或需要进一步的法律建议，请随时向我咨询。