分公司负责人并不一定要是总公司的在册员工，但通常需满足相关法律法规、公司章程规定的任职资格，并与总公司保持紧密的关系或得到其批准。以下是对这一问题的详细分析：
法律层面分析
分公司负责人的法律地位：
- 分公司是总公司在其住所以外设立的分支机构，它并不具备独立的法人资格。分公司负责人是对分公司进行日常管理和运营的人，他们需要承担一定的管理责任，但并不等同于公司的法人代表。
- 在法律层面，我国并未明确规定分公司负责人必须是总公司的在册员工。分公司设立时对负责人的主要关注点在于其是否具备民事行为能力等基本条件，而非其与总公司的员工身份关系。
分公司负责人的选任灵活性：
- 出于管理便利和沟通协调的需要，总公司可能会选派本公司员工担任分公司负责人，以确保分公司与总公司在业务、管理等方面保持协调和一致性。
- 同时，总公司也可能根据经营需要，聘请外部人员担任分公司负责人。特别是在开拓新市场或面对特定业务需求时，聘请熟悉当地市场情况、具备丰富行业经验的外部人士能够更好地推动分公司业务的开展。
实际操作建议
遵循相关法律法规和公司章程：
- 无论分公司负责人是否是总公司的员工，其选任都需要遵循相关法律法规和公司章程的规定。这可能包括一系列的程序和要求，如候选人的资格审核、总公司的批准或备案等。
确保分公司负责人的合法性和合规性：
- 在实际操作中，应确保分公司负责人的选任符合相关规定，并能够有效履行职责。这包括对其管理能力、专业知识、行业经验等方面的评估。
明确分公司负责人与总公司之间的关系：
- 应明确分公司负责人与总公司之间的界限和关系，以确保公司的规范运作和健康发展。例如，可以制定明确的职责分工、汇报机制等，以避免管理上的混乱和职责不清。
特殊情况说明
- 分公司负责人与总公司法人的关系：
- 分公司负责人不应由总公司法人兼任。这是因为分公司没有独立的法人资格，而总公司法人则是具有完全民事行为能力的组织代表。这两者的法律地位存在根本性差异，且管理职责不同，兼任可能导致管理上的混乱和利益冲突。
总结来看，分公司负责人的选任并非一成不变地要求必须是总公司的员工，而是需要根据法律法规、公司章程以及公司的实际情况来灵活确定。如果你在分公司负责人的选任或相关法律事务上有任何疑问或需要进一步的法律帮助，可以直接向我咨询。