履约保证金退还一般需要准备以下材料并履行相应手续，具体流程可能因合同约定和实际情况有所不同：

1. 基础材料准备

   • 原保证金缴纳凭证：如银行转账记录、收据、发票等，需清晰显示缴纳金额、时间及双方账户信息。
     
   • 合同原件及履约证明：提供主合同及补充协议（如有），并附上能证明合同已按约定履行的材料，例如验收报告、结算单、服务完成证明等。
     
   • 退款申请书：需明确写明申请单位/个人名称、保证金金额、退款原因（如合同履行完毕、解除等）及收款账户信息，并加盖公章或签字确认。
     

2. 根据不同场景补充材料

   • 合同未明确约定退款条件时：需补充双方协商一致的书面文件（如会议纪要、补充协议），或通过邮件、短信等记录证明对方同意退款。
     
   • 存在争议或违约情形时：若对方主张扣除部分保证金，需提供争议解决依据（如仲裁裁决、法院判决）或双方认可的扣款明细。
     
   • 保证金由第三方托管时：需提交托管协议及托管方出具的履约确认函，部分场景可能需托管方直接办理退款。
     

3. 手续办理流程

   • 提交申请：将上述材料提交至合同约定的接收方（如甲方、财务部门或托管机构），建议通过书面形式并留存送达凭证（如EMS邮寄回执、签收单）。
     
   • 审核与确认：接收方审核材料完整性及履约情况，通常需5-15个工作日（具体以合同约定为准），审核通过后出具退款确认函。
     
   • 退款执行：对方按确认函载明的金额及账户办理退款，建议要求通过银行转账并备注“履约保证金退还”，避免现金交易。
     

注意事项：

• 若合同未约定退款期限，可依据《民法典》第五百七十七条主张对方在合理期限内退还，逾期可要求支付利息。
  
• 退款过程中建议全程书面沟通，保留所有材料原件及复印件，以备后续争议时作为证据。
  

如有具体合同条款或实际纠纷，可进一步向我说明细节，我会结合实际情况为您分析。