当开庭时证人在外地，特别是如果证人在国外，确实会面临一些特殊的挑战，但并非无法解决。以下是一些详细的建议和步骤，帮助您应对这种情况：
一、了解法律规定与程序
首先，需要明确的是，我国法律对于证人出庭作证有明确的规定，同时也考虑到了证人可能因特殊原因无法亲自到庭的情况。在涉外案件中，虽然民事诉讼法对于跨境视频开庭没有直接规定，但可以从视频取证的规定以及国际民商事司法协助的基本原则及实践中找到解决方案。
二、尝试远程视频作证
与法院沟通：
- 提前与审理案件的法院沟通，说明证人因在外地（特别是国外）无法亲自到庭的情况。
- 询问法院是否接受远程视频作证的方式，并了解具体的操作流程和要求。
准备技术设备：
- 确保证人所在地有稳定的网络连接和合适的视频通讯设备（如电脑、智能手机等）。
- 测试视频通讯软件，确保画面清晰、声音清楚，能够满足庭审需要。
协调时间与时差：
- 与证人和法院协商确定一个双方都方便的时间进行视频作证。
- 如果证人所在国与国内存在时差，需要特别考虑并合理安排时间。
遵守法庭规则：
- 在视频作证过程中，证人需要遵守法庭的规则和纪律，如实陈述事实，回答法庭提问。
- 法院可能会要求证人宣誓或承诺如实作证，证人需要配合完成相关程序。
三、其他替代方案
如果远程视频作证不可行或法院不接受，可以考虑以下替代方案：
书面证言：
- 如果证人无法亲自到庭或通过视频作证，可以尝试获取证人的书面证言。
- 书面证言需要详细、准确地记录证人的陈述和所见所闻，并由证人签名确认。
- 需要注意的是，书面证言的证明力可能相对较弱，法院可能会结合其他证据进行综合判断。
委托当地律师或机构协助：
- 如果证人在国外，可以委托当地的律师或机构协助获取证人的证言或进行其他相关法律程序。
- 这需要与当地的律师或机构进行沟通，了解他们的服务内容和费用，并签订委托协议。
四、注意事项与建议
提前准备：
- 无论选择哪种方式，都需要提前与法院、证人以及可能的第三方机构进行沟通，确保所有程序能够顺利进行。
尊重法律与程序：
- 在整个过程中，需要尊重法律和法庭的程序要求，不得采取任何违法或不当手段获取证言或影响庭审结果。
考虑成本与效益：
- 在选择解决方案时，需要考虑成本与效益的平衡。例如，远程视频作证可能需要一定的技术设备和网络费用，而委托当地律师或机构协助则可能涉及更高的费用。
保持沟通：
- 在整个过程中，保持与法院、证人以及可能的第三方机构的沟通是非常重要的。这有助于及时解决问题、调整方案，并确保庭审的顺利进行。
综上所述，当开庭时证人在外地（特别是国外）时，可以通过远程视频作证、书面证言或委托当地律师或机构协助等方式来解决问题。在选择解决方案时，需要考虑法律规定、程序要求、成本效益以及沟通协调等因素。