结论前置：办理预付款保函通常需要基于合同，但并非所有情况下都绝对要求有书面合同，具体取决于交易背景、双方约定及行业惯例。以下从不同角度详细分析：
一、法律基础与合同必要性
《中华人民共和国民法典》与担保合同：
- 预付款保函本质上是一种担保合同，具有从属性，即其存在和效力依赖于主债权债务合同（如买卖合同、工程承包合同等）。根据《民法典》的相关规定，担保合同是主债权债务合同的从合同，主债权债务合同无效的，担保合同无效（法律另有规定的除外）。
- 因此，在大多数情况下，办理预付款保函需要基于一份有效的基础合同，以明确双方的权利义务关系，确保保函的合法性和有效性。
行业惯例与交易习惯：
- 在某些行业或交易中，双方可能基于长期合作或信任关系，不签订书面合同而直接办理预付款保函。然而，这种做法存在法律风险，一旦发生纠纷，可能因缺乏书面证据而难以维护自身权益。
- 因此，即使行业惯例或交易习惯允许不签订书面合同，也建议双方尽可能签订书面合同，以明确双方的权利义务，降低法律风险。
二、预付款保函的办理流程与合同要求
办理流程：
- 申请人（通常是买方或承包方）向担保人（通常是银行）提出办理预付款保函的申请，并提交相关材料，包括基础合同（如有）、预付款支付计划等。
- 担保人审核申请人的资质和信用状况，以及基础合同的合法性和有效性（如有）。
- 担保人根据审核结果，决定是否出具预付款保函，并明确保函的金额、期限、索赔条件等条款。
合同要求：
- 在办理预付款保函时，担保人通常会要求申请人提供基础合同作为审核材料之一，以确认保函的合法性和有效性。
- 如果双方未签订书面合同，担保人可能会要求申请人提供其他证明双方权利义务关系的材料，如订单、发票、往来邮件等。然而，这些材料的证明力可能较弱，难以完全替代书面合同。
三、特殊情况下的预付款保函办理
无书面合同但双方有明确约定：
- 如果双方虽未签订书面合同，但通过其他方式（如口头协议、电子邮件、短信等）明确约定了预付款的支付和保函的办理等事项，且这些约定不违反法律法规的强制性规定，那么双方可以基于这些约定办理预付款保函。
- 然而，这种做法存在较大的法律风险，因为口头协议或其他非书面形式的约定在证明力上较弱，一旦发生纠纷，可能难以维护自身权益。
国际贸易中的预付款保函：
- 在国际贸易中，预付款保函的办理可能受到国际惯例和规则的影响，如《见索即付保函统一规则》（URDG）等。这些规则通常要求保函具有独立性，即保函的效力不受基础合同的影响。
- 然而，即使在国际惯例下，办理预付款保函也通常需要基于一份有效的基础合同或订单等文件，以明确双方的权利义务关系和保函的触发条件。
四、法律建议与风险提示
签订书面合同：
- 为了降低法律风险，建议双方在办理预付款保函前签订书面合同，明确双方的权利义务关系、预付款的支付和保函的办理等事项。
仔细审核保函条款：
- 在办理预付款保函时，申请人应仔细审核保函的条款，确保保函的金额、期限、索赔条件等符合双方约定和法律法规的规定。
保留相关证据：
- 无论是否签订书面合同，双方都应保留与预付款支付和保函办理相关的所有证据，如订单、发票、往来邮件、短信等，以备不时之需。
总结：办理预付款保函通常需要基于合同，但并非所有情况下都绝对要求有书面合同。为了降低法律风险和维护自身权益，建议双方在办理预付款保函前签订书面合同，并仔细审核保函条款和保留相关证据。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。