项目负责人不在岗违约金上限需分情况讨论，我国法律未直接规定具体数额上限，但受合同自由原则、实际损失、可预见性规则及法定调整规则的约束。具体分析如下：

1. 合同约定优先
   若合同中明确约定了项目负责人不在岗的违约金条款（如“每日违约金为合同总价的0.1%”或“违约金不超过合同总金额的10%”），则以合同约定为准。但需注意：

   • 合理性审查：若违约金明显高于实际损失（如项目因负责人缺岗仅造成轻微延误，但合同约定违约金为合同总价的50%），法院可能根据《民法典》第585条调整至实际损失的30%以内；
     
   • 格式条款限制：若违约金条款为格式条款（如开发商预先拟定的合同），且未对违约方进行提示说明，可能被认定为无效。

2. 无合同约定时的处理
   若合同未约定违约金，守约方可主张实际损失赔偿（如因负责人缺岗导致的额外人工成本、工期延误罚款等）。此时需提供证据证明损失与缺岗的因果关系，赔偿范围以“可预见性”为限（即违约方订立合同时预见到或应当预见到的损失）。

3. 特殊行业或项目的限制
   部分行业（如建设工程、政府采购）可能对违约金有额外规定。例如：

   • 建设工程领域：根据《建设工程工程量清单计价规范》，因承包人原因导致的工期延误，违约金上限通常不超过合同总价的3%；
     
   • 政府采购项目：若项目负责人缺岗违反招标文件要求，采购人可按合同约定扣除履约保证金，但需符合《政府采购法实施条例》中“不得超过采购项目预算金额的10%”的规定。

建议：

• 签订合同时，明确约定违约金计算方式（如按日计算或固定比例），并设置合理上限（如不超过合同总价的5%-10%）；
  
• 发生纠纷时，优先通过协商调整违约金数额，若协商不成，可收集证据（如缺岗记录、损失凭证）向法院或仲裁机构申请调整；
  
• 若涉及特殊行业，需提前查阅行业规范或咨询专业律师，确保违约金条款合法有效。
  

如有具体合同条款或行业背景，可进一步向我说明，我会结合细节为您分析。