用人单位因员工旷工而辞退员工时，必须遵循合法、公正、严谨的程序，以确保辞退行为的合法性和公正性。以下是旷工辞退员工的合法程序及关键要点：
一、前期准备与调查核实
规章制度合法有效：
- 用人单位应制定明确、合法有效的规章制度，详细规定旷工的定义、构成严重违反规章制度的旷工天数等。例如，规章制度中可明确“连续旷工3天或累计旷工5天以上，视为严重违反公司规章制度”。
- 规章制度需经过民主程序制定，如职工代表大会或全体职工讨论，并与工会或职工代表平等协商确定。制定后，应公示或告知劳动者，如通过发放员工手册、组织培训并让员工签字确认、在公司公告栏张贴等方式。
收集旷工证据：
- 通过考勤记录（如打卡记录、签到表）准确记录员工出勤情况。
- 收集证人证言，如同事的证言，证明员工旷工事实。
- 保留相关通知记录，如向员工发送的返岗通知、警告通知等，作为员工旷工的辅助证据。
调查核实：
- 依据内部考勤制度和相关记录，通过考勤记录、工作报告等方式核实员工旷工情况。
- 确保调查结果准确性和公正性，避免误判或偏袒。
二、通知解释与听取申辩
通知员工：
- 在确认旷工后，及时以书面形式通知员工，说明旷工事实、公司规章制度及可能后果。
- 要求员工在指定期限内返岗，并告知不按时返岗的处理后果。例如，可发送《旷工警告通知书》，明确指出员工旷工的天数、违反的规章制度条款及若不按时返岗将面临的辞退处理。
听取申辩：
- 给予员工合理的解释机会，认真听取其对旷工行为的说明和申辩。
- 如果员工申辩理由成立，如因突发疾病、家庭紧急情况等不可抗力因素导致旷工，且能提供相应证据，应重新评估旷工行为并作出相应处理，如给予宽限期、调整工作岗位等。
三、作出辞退决定与通知工会
作出决定：
- 根据调查核实结果和员工申辩情况，如认为旷工行为严重违反规章制度且达到辞退条件，可依法作出辞退决定。
- 辞退决定应以书面形式明确说明辞退原因、依据及生效日期。例如，可发送《解除劳动合同通知书》，明确指出员工因旷工严重违反公司规章制度，根据《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条第二项规定，决定解除与员工的劳动合同。
通知工会：
- 在作出辞退决定前，将解除劳动合同的事实与理由通知工会，并征求工会意见。
- 认真研究工会意见，并将处理结果书面通知工会。若工会提出异议，用人单位应进一步核实情况，如认为辞退决定无误，应向工会说明理由并保留相关证据。
四、送达辞退决定与办理离职手续
送达决定：
- 采取直接送达、邮寄送达或公告送达等方式，确保辞退决定送达员工本人。
- 保留送达凭证，如快递单号、签收记录等，作为后续可能的争议解决证据。
办理离职手续：
- 要求员工在规定时间内办理工作交接和离职手续，包括归还公司财物、结清工资等。
- 为员工出具解除劳动合同的证明，并办理社会保险和住房公积金减员等手续。例如，可为员工出具《离职证明》，明确解除劳动合同的原因、日期及员工应履行的相关手续。
五、后续事项与应对争议
整理档案：
- 将与员工旷工及辞退相关的所有材料整理归档，妥善保存以备后续使用。例如，可建立专门的员工档案，将考勤记录、警告通知、辞退决定、离职证明等材料一并归档保存。
应对争议：
- 如员工对辞退决定不服提起劳动仲裁或诉讼，用人单位应积极应对，提供充分证据证明辞退决定的合法性和合理性。例如，可准备考勤记录、证人证言、警告通知、辞退决定等证据材料，以证明员工旷工事实及辞退决定的合法性。
注意事项
- 合法性：用人单位在制定和执行相关规章制度时，应确保其合法性和合理性。规章制度不得违反法律、法规的强制性规定，且制定过程需符合法定程序。
- 公正性：在整个处理过程中，应严格遵守相关法律法规和规章制度的规定，确保程序的合法性和公正性。避免偏袒或误判员工旷工行为。
- 及时性：在发现员工旷工后，应及时进行调查核实、通知员工、听取申辩、作出辞退决定等程序。避免拖延时间导致证据灭失或程序违法。
示例：某公司员工张某连续旷工4天，公司规章制度明确规定连续旷工3天以上属于严重违反公司制度，可予以辞退。在发现张某旷工后，公司首先通过内部办公系统向其发送了《旷工警告通知书》，但张某未予理会。随后，公司按照规定将解除劳动合同的理由通知了工会，并得到工会的无异议回复。之后，公司向张某邮寄了《解除劳动合同通知书》，并明确了解除劳动合同的原因、日期及张某应履行的手续。最后，公司在张某办理完工作交接后，为其结算了工资并出具了离职证明。整个过程中，公司严格遵循了法律规定的程序，确保了辞退行为的合法合规性。
如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。