结论概述：根据新闻背景，万科将于12月18日召开“22万科MTN004”第二次持有人会议，并已公告了会议议案的发送及表决回执提交程序。从现有信息来看，该程序在形式上符合一般债券持有人会议的常规操作，但具体合规性还需结合债券发行文件、相关法律法规及监管要求进行综合判断。以下从多个维度进行详细分析：
一、会议议案发送程序的合规性
发送时间：
- 根据公告，召集人将于2025年12月15日23时59分前通过存续期服务系统、电子邮件、传真或其他方式发送会议议案，或披露会议议案。这一时间安排在会议召开前，为持有人提供了足够的时间来审阅议案内容，符合一般会议筹备的常规要求。
发送方式：
- 公告中提到了多种发送方式，包括存续期服务系统、电子邮件、传真等，这确保了议案能够以多种形式、多渠道地传达给持有人，提高了信息传递的效率和准确性。
合规性判断：
- 具体是否合规，还需查看债券发行文件（如募集说明书、债券持有人会议规则等）中关于议案发送时间、方式的具体规定。若公告中的安排与发行文件一致，且未违反相关法律法规及监管要求，则可认为该程序在形式上合规。
二、表决回执提交程序的合规性
提交时间：
- 持有人应在2025年12月22日10:00前通过存续期服务系统提交表决回执，或将表决回执发送至召集人。这一时间安排为持有人提供了合理的表决时间，确保了表决的充分性和有效性。
提交方式：
- 与议案发送方式相呼应，表决回执也可以通过存续期服务系统或发送至召集人等方式提交，这同样提高了表决的便捷性和准确性。
合规性判断：
- 同样，具体是否合规还需参考债券发行文件中的相关规定。若提交时间、方式等与发行文件一致，且未违反相关法律法规及监管要求，则可认为该程序在形式上合规。
三、其他合规性考量
召集人资格：
- 需确认召集人是否具备召集债券持有人会议的资格，这通常取决于债券发行文件或相关法律法规的规定。
会议通知与公告：
- 除了议案发送和表决回执提交程序外，还需关注会议通知的发布时间、内容、方式等是否合规，以及是否充分保障了持有人的知情权。
表决权行使：
- 需确认持有人是否按照债券发行文件或相关法律法规的规定行使了表决权，包括表决权的计算、行使方式等。
四、法律建议与风险提示
法律建议：
- 对于万科而言，应确保会议议案发送及表决回执提交程序严格遵守债券发行文件、相关法律法规及监管要求，以避免因程序瑕疵而引发的法律纠纷。
- 对于持有人而言，应密切关注会议通知、议案内容及表决回执提交程序等相关信息，确保自身权益得到充分保障。
风险提示：
- 若会议议案发送或表决回执提交程序存在瑕疵，可能导致会议决议无效或引发法律纠纷，进而影响万科的债务展期安排及市场信心。
- 持有人应谨慎行使表决权，避免因表决不当而损害自身利益。
综上所述，万科即将召开的债券持有人会议在议案发送及表决回执提交程序上，从形式上看符合一般债券持有人会议的常规操作。但具体合规性还需结合债券发行文件、相关法律法规及监管要求进行综合判断。如有任何疑问或需要进一步的法律建议，请直接向我咨询。