当甲方出现违约情况，乙方希望解除合同并处理退款事宜时，可以遵循以下详细步骤和原则进行操作：
一、明确合同解除的法律依据与条件
法定解除权：
- 根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，若甲方存在根本性违约行为，如拒绝履行合同主要义务、迟延履行主要债务且在催告后仍未履行等，乙方有权单方面解除合同。
- 乙方应仔细审查合同条款及法律法规，确认甲方的违约行为是否满足法定解除合同的条件。
约定解除权：
- 如果合同中明确规定了单方解除权的条件，且甲方违约符合这些条件，乙方可以直接依据合同约定行使解除权。
二、优先尝试协商解除合同
及时沟通：
- 乙方应第一时间与甲方取得联系，通过书面函件（如律师函、正式告知函）或面对面会议等形式，明确指出甲方的违约行为及其对合同履行造成的重大影响。
协商条款：
- 在沟通过程中，乙方可以提出解除合同的意向，并就解除合同的具体事宜进行协商，包括但不限于已履行部分的结算、违约责任的承担、损失的赔偿以及退款事宜等。
- 双方达成一致后，应签订书面的解除协议，明确记录协商内容，并由双方签字盖章确认。在协议中，应详细约定退款的具体金额、方式、时间等关键条款。
三、依法行使法定解除权（若协商不成）
发出解除通知：
- 若甲方的违约行为符合法定解除条件，且协商无果，乙方应向甲方发出书面的解除合同通知。
- 通知应明确表明解除合同的依据（即甲方的具体违约行为及对应的法律条款）、解除合同的生效时间、退款要求等内容。通知到达甲方时，合同即行解除。
保留证据：
- 在整个过程中，乙方应妥善保留与甲方违约相关的所有证据，包括合同文本、往来函件、邮件、聊天记录、交付凭证、验收报告等，以便在可能的纠纷中维护自身权益，特别是关于退款部分的证据。
四、通过诉讼或仲裁解除合同并处理退款（若必要）
准备充分证据：
- 若双方无法就解除合同及退款事宜协商一致，乙方应收集能够证明甲方违约的充分证据，特别是关于退款金额和方式的证据。
提起法律程序：
- 根据合同中的争议解决条款，乙方可以选择向有管辖权的人民法院提起诉讼，或者向约定的仲裁机构申请仲裁。
- 在诉讼或仲裁过程中，乙方应请求裁决解除合同，并要求甲方承担违约责任、赔偿损失，并明确退款的具体金额和方式。
五、注意事项
- 解除权的行使期限：乙方应注意解除权的行使期限，避免因超过期限而丧失解除合同的权利。
- 遵循法律程序：在整个解除合同及处理退款的过程中，乙方应严格遵守法律规定和合同约定的程序进行操作。
- 退款的具体处理：在解除合同后，双方应按照合同约定或法律规定办理退款手续。如果合同中有明确的退款条款，应按照条款执行；如果没有明确条款，双方可以协商确定退款金额和方式；如果协商不成，则可以通过诉讼或仲裁等方式解决。
综上所述，当甲方违约时，乙方应首先尝试通过协商方式解除合同并处理退款事宜；若协商不成，则可依法行使法定解除权；若仍无法解决问题，则可通过诉讼或仲裁等法律途径寻求救济。在整个过程中，务必保留好相关证据，并注意解除权的行使期限及法律程序的遵循。