结论：查消防时，非负责人是否可以签名需分情况讨论，具体如下：

1. 若为消防检查记录或整改通知等文件：通常应由被检查单位的消防安全责任人或管理人签名确认，以体现对检查结果的认可及整改责任的承担。但若负责人因故无法到场，可委托现场负责人或相关工作人员代签，但需确保代签人了解检查内容及整改要求，并在签名后及时向负责人汇报。若代签人未获授权或不了解情况，可能导致后续整改不力或责任不清。

2. 若为消防验收、备案等正式文件：此类文件涉及法律效力和责任认定，必须由单位法定代表人或其授权的负责人签名。非负责人签名可能导致文件无效，甚至引发法律纠纷。

3. 特殊情况：若单位已明确指定非负责人为消防工作联系人，且该联系人在消防部门有备案，则其可在授权范围内代表单位签名。但此情况需以单位出具的授权书或相关文件为依据。

建议：为避免不必要的法律风险，建议单位在消防检查时尽量安排负责人或授权代表到场签名。若确实无法到场，应提前与消防部门沟通，并确保代签人具备相应的授权和了解检查内容。如有疑问，可直接向我咨询消防法律实务问题。