询比价的过程记录需要供应商签字么-王福云律师|法行宝
2025-12-02 合同纠纷

询比价的过程记录是否需要供应商签字,需分情况讨论:

  1. 若询比价过程记录涉及关键交易条款或供应商权利义务
    例如记录中包含供应商报价、技术参数承诺、交货期等核心内容,或该记录将作为合同附件或后续履约依据的,建议要求供应商签字确认。根据《民法典》第四百六十九条,书面形式是合同成立的重要形式要件,供应商签字可视为对记录内容的认可,避免后续因条款理解分歧产生纠纷。若供应商拒绝签字,可通过邮件、短信等可留痕方式固定其确认过程,或要求其出具书面异议文件。

  2. 若询比价过程记录仅作为内部流程文件
    例如仅记录采购方内部比价流程、评分标准等不直接涉及供应商权利义务的内容,无需供应商签字。此类文件属于采购方内部管理范畴,但需注意保留完整的比价过程证据(如比价表、评分记录等),以符合《招标投标法》或《政府采购法》中关于采购程序公开透明的合规要求。

  3. 特殊场景下的例外情形

    • 政府采购项目:根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第六十三条,询价通知书需明确报价文件提交要求,但未强制要求供应商签字确认比价过程记录。但实践中建议通过系统留痕或书面确认方式固定供应商报价及响应情况。
    • 国有企业采购:若企业内控制度要求比价记录需供应商签字,则应遵循内部规定,否则可能因程序瑕疵被认定为违规采购。

实务建议:

  • 优先在询价文件中明确“供应商需对报价及响应内容签字确认”,避免后续争议;
  • 若供应商拒绝签字,可通过录音、录像或第三方见证方式补充证据;
  • 保留完整的比价过程文件(包括邀请函、报价单、评分表等),形成证据链。

如有具体场景需进一步分析,可直接向我咨询。