租赁会议室建议签订协议，这主要是基于以下几方面的考虑：

1. 明确双方权利义务：签订协议可以清晰地界定出租方和承租方在租赁期间各自的权利和义务。比如，出租方需要保证会议室在租赁期间处于可用状态，并符合约定的使用条件；承租方则需要按照约定的方式、时间使用会议室，并支付相应的租金。
2. 预防纠纷：在租赁过程中，可能会出现各种意想不到的情况，如会议室设施损坏、租赁时间变更、租金支付问题等。通过签订协议，可以提前对这些情况进行约定，从而在出现问题时有据可依，有效预防和解决纠纷。
3. 保障合法权益：对于承租方而言，签订协议可以确保其在租赁期间享有合法的使用权，避免因出租方的原因导致无法正常使用会议室而遭受损失。对于出租方而言，协议则可以保障其租金收入和其他合法权益。
4. 符合法律要求：虽然并非所有租赁行为都必须签订书面协议，但根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，租赁期限六个月以上的，应当采用书面形式。即使租赁期限较短，签订书面协议也有助于更好地保护双方的权益。

如果未签订协议，可能会面临以下风险：

• 双方对租赁条款的理解可能存在差异，导致在执行过程中产生争议。
• 在出现纠纷时，由于缺乏书面证据，可能难以有效维护自己的合法权益。

因此，为了确保租赁会议室的顺利进行，并有效保护双方的合法权益，建议签订一份详细、明确的租赁协议。如果你在租赁会议室过程中遇到任何法律问题，可以直接向我咨询。