合同追加费用函的撰写需明确核心要素并遵循法律逻辑，以下是具体撰写框架及要点说明：
标题与称谓
- 标题直接点明文件性质，如《关于〈XXX合同〉追加费用的函》；
- 称谓需准确对应合同相对方，如“致：XXX公司/XXX先生/女士”。
首段背景说明
- 简述原合同基本信息（编号、签订日期、合作内容）；
- 明确追加费用的原因（如市场波动、政策调整、不可抗力、合同约定变更条款触发等），需附具体事实依据（如材料涨价通知、政策文件链接）。
示例：
“我司与贵司于2023年X月X日签订《XXX合同》（合同编号：XXX），约定由我司提供XXX服务。现因原材料市场价格大幅上涨（附供应商调价函），导致成本增加XX%，根据合同第X条‘费用调整机制’约定，特函告追加费用。”
费用追加的法律依据与合同依据
- 法律依据：引用《民法典》第533条（情势变更原则）或第513条（执行政府定价/指导价调整规则），若涉及国际合同可引用《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）第79条；
- 合同依据：直接引用原合同中关于费用调整的条款（如“若成本变动超过5%，双方应协商调整价格”），增强主张的合法性。
追加费用计算方式与金额
- 列明计算过程（如原单价、成本变动比例、新增费用金额），建议以表格形式呈现；
- 明确支付方式（如分期支付、一次性支付）及期限（如“请于收到本函后10个工作日内书面确认，并于确认后5个工作日内支付”）。
示例：
| 项目 |
原单价（元） |
成本变动比例 |
新单价（元） |
追加金额（元） |
| XXX服务 |
100 |
+20% |
120 |
20,000 |
总计追加费用：20,000元
风险告知与协商意愿
- 若对方拒绝追加，需说明可能影响合同履行的风险（如服务降级、交付延迟）；
- 表达协商意愿（如“我司始终重视与贵司的合作，愿就费用调整方案进一步沟通”），避免矛盾激化。
结尾与附件
- 结尾重申主张（如“请贵司于X年X月X日前书面回复，逾期未回复视为同意本函内容”）；
- 附件需附证明材料（如成本变动证据、原合同条款截图、计算明细表）。
注意事项：
- 语言风格：保持专业客观，避免情绪化表述（如“贵司行为已构成违约”需替换为“若未调整费用，可能影响合同正常履行”）；
- 送达方式：建议通过EMS邮寄（留存邮寄凭证）或电子邮件（使用带公司域名的邮箱发送，并要求对方回复确认）；
- 后续跟进：若对方未回复，可于期限届满后发送《催告函》，仍无果则考虑通过诉讼/仲裁解决。
示例模板（可根据实际情况调整）：
关于《XXX合同》追加费用的函
致：XXX公司
我司与贵司于2023年X月X日签订《XXX合同》（合同编号：XXX），约定由我司提供XXX服务。现因XXX原因（附证明材料），导致成本增加XX%。根据合同第X条及《民法典》第533条之规定，我司拟将服务单价由XXX元调整至XXX元，追加费用总计XXX元（计算明细见附件）。
请贵司于2023年X月X日前书面确认，并于确认后5个工作日内支付至以下账户：
开户行：XXX
账号：XXX
户名：XXX
逾期未回复的，视为同意本函内容。我司愿就调整方案与贵司进一步协商，以保障合作顺利推进。
附件：1. 成本变动证明；2. 费用计算明细表
XXX公司（盖章）
2023年X月X日
如有具体合同类型或行业场景（如建设工程、国际贸易），可进一步细化条款，欢迎随时向我咨询。