结论前置：物业未经业主同意私自拿走房屋合同属于违法行为，业主有权要求物业立即返还并可追究其法律责任。以下从法律分析、处理步骤、预防措施三个角度展开说明：

1. 法律分析：物业行为是否合法？

根据《民法典》第240条，所有权人对自己的不动产或动产享有占有、使用、收益和处分的权利。房屋合同属于业主的私有财产，物业无权擅自占有或处置。即使物业以“管理需要”为由，也需经业主明确同意，否则构成侵权。

• 若物业拒不返还：业主可依据《民法典》第1165条（过错责任原则）要求物业赔偿损失，包括合同丢失导致的直接损失（如补办费用）及间接损失（如因合同缺失导致的交易延误）。
• 若物业存在恶意（如篡改合同、泄露信息）：可能涉及《刑法》第253条（侵犯公民个人信息罪）或第270条（侵占罪），业主可向公安机关报案。

2. 处理步骤：业主应如何维权？

第一步：固定证据

• 保留物业拿走合同的证据（如监控录像、证人证言、物业书面通知等）。
  
• 若合同已丢失，立即联系合同相对方（如开发商、银行）补办，并留存补办费用凭证。

第二步：与物业协商

• 书面要求物业限期返还合同（建议通过EMS邮寄《返还通知书》，留存邮寄凭证）。
  
• 协商时明确告知物业行为违法，并要求其书面承诺不再发生类似行为。

第三步：投诉或诉讼

• 投诉途径：向当地房管部门（如住建局物业科）投诉，要求行政干预。
  
• 诉讼途径：若协商无果，可向法院提起“返还原物纠纷”或“侵权责任纠纷”诉讼，主张返还合同并赔偿损失。

3. 预防措施：如何避免类似问题？

• 合同保管：建议业主将重要合同（如购房合同、贷款合同）扫描电子版备份，原件存放于安全处（如保险柜）。
  
• 物业权限：在《物业服务合同》中明确约定物业无权接触业主私有文件，违反则需承担违约责任。
  
• 定期监督：关注物业行为，如发现异常（如未经同意进入业主房屋），及时取证并投诉。

温馨提示：若物业以“代管合同”为由要求收取费用，需警惕是否涉及非法收费。根据《物业管理条例》第44条，物业不得擅自扩大收费范围或提高收费标准。如有疑问，可直接向我提问，我会结合具体案情为您分析。