核心结论：申请单位罚款减免的书面材料需围绕“未上班的合理事由”及“罚款减免的法律依据”展开，重点说明未上班的客观原因、责任归属及减免请求的合理性。以下是具体撰写要点及示例模板：

一、撰写要点

1. 明确申请目的
   开头需直接说明申请事项（如“申请减免XX年XX月XX日至XX月XX日期间因未上班产生的罚款”），避免模糊表述。

2. 说明未上班的客观原因

   • 不可抗力：如突发疾病（需附医院证明）、自然灾害导致交通中断等；
     
   • 单位责任：如单位未提供劳动条件（如未安排工作、停工待料）、未及时支付工资导致劳动者停工维权等；
     
   • 法定事由：如依法参加社会活动（如选举、陪审）、女职工孕期产检等。
     需提供证据支持（如病历、通知、照片等）。

3. 引用法律依据

   • 若单位罚款无合法依据，可主张罚款无效（根据《劳动合同法》第90条，用人单位仅在劳动者违法解除合同或违反保密义务时方可索赔，一般违纪罚款违法）；
     
   • 若单位有规章制度，需核查是否通过民主程序制定、是否公示（根据《劳动合同法》第4条，未经民主程序的规章制度无效）；
     
   • 强调罚款比例是否合法（根据《工资支付暂行规定》第16条，罚款不得超过当月工资20%）。

4. 提出减免请求
   明确请求减免的金额或比例，并说明理由（如“因病住院期间无收入来源，请求全额减免”）。

5. 附证据材料
   医院诊断证明、单位通知、规章制度复印件、工资条等。

二、示例模板

关于申请减免未上班期间罚款的说明

XX公司人力资源部：

本人XXX（工号：XXX），现就XX年XX月XX日至XX月XX日期间因未上班被罚款XX元一事，申请减免罚款，具体理由如下：

1. 未上班原因：
   XX年XX月XX日，本人因突发急性阑尾炎住院治疗（附医院诊断证明及病历），医生建议全休XX天，期间无法到岗工作。

2. 罚款依据核查：
   根据贵司《员工手册》第X条，员工旷工每日扣罚当日工资200%。但该制度未经职工代表大会讨论通过，亦未向我公示（附制度复印件及公示照片缺失说明），根据《劳动合同法》第4条，该制度无效。

3. 减免请求：
   因本次未上班属不可抗力，且贵司罚款依据不合法，请求全额减免罚款XX元。

附：1. 医院诊断证明；2. 住院记录；3. 《员工手册》复印件。

申请人：XXX
日期：XX年XX月XX日

三、注意事项

1. 时效性：尽量在罚款决定作出后尽快申请，避免单位以“逾期未申诉”为由拒绝；
   
2. 沟通方式：建议先与直属领导或HR口头沟通，再提交书面申请；
   
3. 法律程序：若单位拒绝，可向劳动监察大队投诉（12333）或申请劳动仲裁。
   

如有进一步问题（如证据收集、仲裁流程），可直接向我咨询。