电子公文下发文件作为书面告知，在符合法定形式和程序要求的情况下，是合法的。以下从不同角度为您详细分析：
一、电子公文的法律效力基础
法律认可电子形式：
- 根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，书面形式包括数据电文形式，如电子邮件、电子文档等。这意味着，只要电子公文能够满足书面形式的基本要求，如可识别性、可保存性等，它就可以被视为书面形式的一种。
电子签名法的适用：
- 《中华人民共和国电子签名法》规定了电子签名的法律效力，以及电子签名与手写签名或盖章具有同等的法律效力。如果电子公文上附有符合法律规定的电子签名，那么该电子公文在法律上就被视为与纸质公文具有同等的效力。
二、电子公文作为书面告知的合法性条件
内容完整性：
- 电子公文必须包含完整的告知内容，确保接收方能够清晰、准确地理解告知的事项。这包括告知的主体、对象、事项、时间、地点等关键信息。
形式合规性：
- 电子公文的形式必须符合法律法规的要求。例如，如果法律法规规定某些文件必须采用纸质形式或特定格式，那么电子公文就必须能够转化为或符合这些要求。但在大多数情况下，只要电子公文能够满足可识别性、可保存性等基本要求，就可以被视为合规。
送达确认：
- 为了确保电子公文已经有效送达接收方，发送方通常需要采取一些措施来确认送达。这可以通过电子邮件的回执功能、短信通知、在线确认等方式实现。如果无法确认送达，那么电子公文可能无法被视为有效的书面告知。
三、实际操作中的建议
明确告知方式：
- 在合同或相关文件中，应明确约定电子公文作为书面告知的方式和效力。这可以避免在后续执行过程中产生争议。
保留证据：
- 发送方应妥善保留电子公文的发送记录、接收方的确认信息等证据。这些证据在后续可能发生的纠纷中具有重要的证明作用。
遵循行业惯例：
- 在某些特定行业或领域，可能存在关于电子公文作为书面告知的特定惯例或要求。发送方应了解并遵循这些惯例或要求，以确保电子公文的合法性和有效性。
四、可能的法律后果
如果电子公文作为书面告知不符合法定形式或程序要求，可能会导致以下法律后果：
告知无效：
- 如果电子公文无法被视为有效的书面告知，那么接收方可能无法受到相应的法律约束或承担相应的法律责任。
纠纷风险：
- 在后续执行过程中，如果因为电子公文的合法性问题而产生争议或纠纷，发送方可能需要承担额外的法律责任或面临不利后果。
总结来看，电子公文下发文件作为书面告知在符合法定形式和程序要求的情况下是合法的。但为了确保其合法性和有效性，发送方应明确告知方式、保留证据并遵循行业惯例。如果您在电子公文作为书面告知方面遇到任何法律问题或需要进一步的法律建议，请随时向我咨询。