当公司发现员工有文件外发记录时，这确实是一个需要谨慎处理的问题，因为它可能涉及到公司机密信息的泄露，对公司的安全和利益构成威胁。以下是一些建议，帮助公司妥善处理这一情况：

一、初步调查与确认

1. 核实外发记录：首先，公司应详细核实文件外发的记录，包括外发的时间、文件内容、接收方等信息，以确认是否存在违规行为。

2. 与员工沟通：在确认存在外发记录后，公司应与相关员工进行沟通，了解其外发文件的动机和目的。这有助于判断是无意之举还是故意泄露。

二、评估影响与风险

1. 评估信息敏感性：根据外发文件的内容，评估其对公司机密、商业秘密或客户信息的敏感性。敏感信息的外发可能对公司造成重大损失。

2. 分析潜在风险：考虑外发文件可能带来的潜在风险，如竞争对手获取信息后的不利影响、客户信任度的下降等。

三、采取相应措施

1. 内部处理：

   • 如果员工是无意的或情节较轻，公司可以采取内部警告、培训或调整工作岗位等措施，以防止类似事件再次发生。
   • 如果员工是故意的或情节严重，公司应依据公司规章制度和相关法律法规，给予相应的纪律处分，如解雇等。

2. 法律途径：

   • 如果外发文件涉及公司核心机密或造成重大损失，公司应考虑通过法律途径追究员工的法律责任，如提起民事诉讼或向公安机关报案。
   • 在此过程中，公司应保留好相关证据，如外发记录、文件内容、沟通记录等，以便在法律程序中证明员工的违规行为。

四、加强管理与预防

1. 完善制度：公司应完善文件管理和信息安全制度，明确文件外发的审批流程和责任人，确保文件外发行为得到严格控制。

2. 加强培训：定期对员工进行信息安全培训，提高员工的安全意识和保密意识，防止类似事件再次发生。

3. 技术防护：采用先进的技术手段，如加密技术、访问控制等，对公司的敏感信息进行保护，防止信息泄露。

五、参考法律法规

在处理此类事件时，公司应参考相关的法律法规，如《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等，确保处理过程合法合规。

综上所述，当公司发现员工有文件外发记录时，应首先进行初步调查与确认，评估影响与风险，然后采取相应的内部处理或法律途径措施，并加强管理与预防工作，以确保公司的安全和利益不受损害。