当债务人被担保人追偿时，这通常意味着担保人已经履行了其担保责任，为债务人代偿了债务，现在有权向债务人进行追偿。针对这一情况，以下是详细的办理步骤和建议：

一、理解追偿权的法律依据

首先，要明确担保人追偿权的法律依据。根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，担保人在承担保证责任后，有权在其承担保证责任的范围内向债务人追偿。这是担保人行使追偿权的法律基础。

二、确定追偿范围

接下来，需要确定追偿的具体范围。这通常包括：

1. 代偿金额：即担保人实际为债务人代偿的借款本金、利息、违约金等。
2. 其他费用：如因代偿而产生的诉讼费、律师费、差旅费等合理费用。但需注意，这些费用的追偿需有明确的合同约定或法律依据。

三、采取追偿措施

在确定了追偿范围后，可以采取以下措施进行追偿：

1. 协商追偿：

   • 与债务人进行沟通协商，要求其主动偿还代偿款项及其他费用。
   • 在协商过程中，可以就还款计划、还款期限等进行协商并达成一致意见。
   • 如果协商成功，双方应签订书面协议，明确还款金额、还款期限、违约责任等内容。

2. 发送催告函或律师函：

   • 若协商无果，可以向债务人发送催告函或委托律师发送律师函，正式要求其在一定期限内偿还代偿款项。
   • 催告函或律师函应明确指出债务人的违约行为、追偿依据及金额，并警告若逾期未还将采取法律手段。

3. 法律途径追偿：

   • 若债务人仍不履行还款义务，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼，请求法院判决债务人偿还代偿款项及相应利息、违约金等。
   • 在诉讼过程中，需要提供充分的证据证明已承担保证责任及追偿的合理性。
   • 若法院判决支持追偿请求，但债务人拒不履行判决，可以在判决生效后向法院申请强制执行。

4. 行使担保物权：

   • 如果债务人为担保债务的履行提供了抵押物或质押物，且担保人享有该抵押权或质权，那么在债务人无法偿还代偿款项时，可以通过行使抵押权或质权来实现追偿。
   • 担保人有权就抵押物或质押物的变价款优先受偿。

四、注意事项

在追偿过程中，还需要注意以下事项：

1. 及时追偿：应在代偿后及时行使追偿权，以免超过诉讼时效期间而丧失法律保护。
2. 保留证据：妥善保管与代偿相关的所有文件和记录，如代偿凭证、与债务人的沟通记录、催告函或律师函的发送记录等。这些证据在后续的法律程序中至关重要。
3. 寻求专业帮助：如果对追偿程序不熟悉或遇到困难，可以寻求专业律师的帮助和指导。

综上所述，当债务人被担保人追偿时，应首先理解追偿权的法律依据，确定追偿范围，然后采取协商、发送催告函或律师函、法律途径追偿以及行使担保物权等措施进行追偿。同时，还需要注意及时追偿、保留证据和寻求专业帮助等事项。