当法人代表被起诉时，应当冷静应对，并按照以下步骤妥善处理：

一、及时接收并了解诉讼文书

首先，法人代表需要积极签收法院送达的各类诉讼文书，包括起诉状、应诉通知书等。仔细阅读这些文书，明确原告的诉求、事实及理由，以便对案件有一个全面的了解。这是应对诉讼的第一步，也是确保后续应对措施有效性的关键。

二、梳理案件情况并组织法律团队

在了解案件基本情况后，法人代表需要组织专业法律团队对案件进行深入分析。法律团队将帮助法人代表梳理案件的法律和事实要点，找出可能存在的问题和优势，为后续的应对方案提供有力支持。

三、积极收集并整理证据

围绕案件的争议焦点，法人代表需要积极收集对己方有利的证据。这些证据可能包括合同文件、往来记录、证人证言、财务报表等。收集证据时，要确保其真实性、合法性和关联性，以便在庭审中有力地支持己方主张。

四、确定应对方案并参加诉讼

根据案件情况，法人代表需要与法律团队共同确定应对方案。如果经分析认为自身确实存在过错，应主动与原告沟通，积极协商解决方案，争取达成和解或调解，从而减少可能的损失。若认为自身无责，就要精心准备充分的证据材料，以支持自己的主张，并按照法院通知的时间按时参加庭审。

在庭审过程中，法人代表要严格遵守法庭纪律和程序要求，如实陈述事实，合理行使诉讼权利。同时，要保持冷静和理智，避免情绪化表达影响庭审效果。

五、遵守法院判决并维护合法权益

无论庭审结果如何，法人代表都需要严格遵守法院的判决或裁定。如果败诉，应按照判决履行相应的义务；如果胜诉，则要及时维护自身的合法权益，确保判决得以有效执行。同时，法人代表还可以考虑是否需要上诉或申请再审等进一步法律救济措施。

综上所述，当法人代表被起诉时，应积极应对、冷静处理。通过及时接收诉讼文书、梳理案件情况、组织法律团队、积极收集证据、确定应对方案并参加诉讼以及遵守法院判决等步骤，可以最大程度地维护法人的合法权益和减少法律风险。