首问负责制主要适用于以下情况：

首先，当企业群众通过来电、来访、来信、来函、网络等各种形式向政府各部门或相关单位提出诉求事项时，首问负责制便开始发挥作用。这一制度要求首先接办的部门单位及其工作人员负责办理、移送或转办这些诉求事项。无论诉求事项是否属于该部门或单位的直接职责范围，首接人都需要负责到底，确保诉求得到妥善处理。

具体来说，如果诉求事项属于本部门单位职责范围，并且具备即时答复或办理条件，首接人需要立即开展答复或办理工作。如果诉求不符合相关政策规定，首接人则需要耐心细致地向诉求人作出解释说明，并做好引导及服务工作。

对于属于本部门单位职责范围但首接人无法准确答复或办理的事项，首接人应向诉求人说明情况，并由本部门单位协调明确相关科室作为答复或办理主体。这样，即使首接人无法直接办理，也能确保诉求事项得到专业、准确的答复或处理。

此外，如果诉求事项不属于本部门单位职责范围，首接人或本部门单位也需要主动协助诉求人联系相关部门单位，并向诉求人明确告知应办部门单位的联系方式，引导其前往办理。这一规定确保了即使诉求事项不属于当前部门或单位的职责范围，也能得到及时、有效的指引和帮助。

除了政府各部门和单位外，首问负责制也适用于其他需要提供咨询、服务或办理业务的场景，如企业客服部门、医疗机构、教育机构等。在这些场景中，首问负责制同样能够确保客户或患者的诉求得到及时、专业的答复或处理，提高服务质量和满意度。

综上所述，首问负责制适用于各种需要接收并处理客户、群众或患者诉求的场景，通过明确首接人的责任和义务，确保诉求得到及时、有效的处理，提升服务质量和效率。