当合作公司出现违约且不退款的情况时，您可以采取以下措施来维护自身权益：
一、明确合同条款与违约情况
仔细审查合同：
- 查阅双方签订的合作协议，特别是关于违约情形、退款政策、争议解决方式等条款。
- 确认合作公司的违约行为是否确凿，并明确合同中对违约行为的具体描述和规定。
评估违约影响：
- 分析违约行为给您公司造成的实际损失，包括直接经济损失和可能的间接损失。
- 准备相关证据，如合同文本、交易记录、沟通凭证（如邮件、聊天记录）等，以证明合作公司的违约事实及未退款情况。
二、尝试沟通与协商
正式书面沟通：
- 以正式的书面函件形式，向合作公司详细指出其违约行为，并明确应退还的具体金额。
- 要求合作公司在限定时间内完成退款，并说明如未按时退款将采取的法律措施。
尝试协商：
- 在书面沟通的基础上，可以尝试通过电话、视频会议等方式与合作公司进行进一步协商，寻求双方都能接受的解决方案。
三、采取法律措施
依据合同条款选择争议解决方式：
- 如合同中有关于争议解决的约定，如仲裁或诉讼条款，需按照相应程序处理。
- 若选择仲裁，需向约定的仲裁机构提交仲裁申请，并准备相关证据。
- 若选择诉讼，需向有管辖权的法院提起诉讼，同样需准备充分证据。
提起诉讼或仲裁：
- 在提起诉讼或仲裁前，确保已收集到足够的证据来支持您的主张。
- 通过法律途径要求合作公司承担违约责任，退还相应款项，并可能要求赔偿因违约造成的损失。
关注进展并积极配合：
- 在诉讼或仲裁过程中，要密切关注案件进展，及时配合提供证据和参与相关程序。
- 与律师或法律顾问保持密切沟通，以便根据案件情况调整策略。
四、总结与预防
总结经验教训：
- 在处理完违约事件后，总结本次合作的经验教训，以便在未来的合作中避免类似情况的发生。
加强风险管理：
- 完善公司的合同管理制度，加强对合作方的信用评估和风险评估。
- 在签订合同时，尽量明确双方的权利义务和违约责任，为可能的纠纷提供有力的法律保障。
通过以上步骤，您可以有效地应对合作公司违约且不退款的情况，维护自身合法权益。